Ratgeber

Barrierefreie PDF aus InDesign exportieren: Anleitung mit Checkliste

Veröffentlicht am 31. Oktober 2026

Eine barrierefreie PDF aus InDesign entsteht, wenn Sie jedem Absatzformat ein PDF-Exporttag zuweisen, die Lesereihenfolge im Bedienfeld „Artikel“ festlegen, Bilder im Text verankern und mit Alternativtext versehen, Tabellenköpfe anlegen und dann über Datei > Exportieren > Adobe PDF (Interaktiv) mit PDF mit Tags erstellen, Dokumenttitel und Sprache exportieren. Eine Exportoption für PDF/UA finden wir in der aktuellen Adobe-Hilfe nicht; prüfen Sie die fertige Datei deshalb mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC) und rechnen Sie mit etwas Nacharbeit in Acrobat Pro.

Was PDF/UA verlangt und welche PDFs in Ihrem Shop betroffen sind, erklärt unser Überblick PDF/UA im Onlineshop. Ob Ihr Katalog oder Ihre Preisliste überhaupt eine PDF bleiben sollte, klärt der Ratgeber Preislisten und Kataloge barrierefrei als PDF. Hier geht es nur um die Arbeit in InDesign: vom Absatzformat bis zum Prüfbericht.

Zu den Quellen: Die Klickwege stammen aus der Hilfe von Adobe. Deren Seiten lehnten am 31.10.2026 den direkten Abruf ab (Fehler 403); wir haben sie über Snapshots im Internet Archive gelesen und verlinken die Originaladressen. Adobe hat die InDesign-Hilfe 2026 umgebaut: Die neuen Seiten (Stand 2. Juni 2026 und später) lagen uns nur auf Englisch vor, die deutschen Menünamen stammen aus den älteren deutschen Adobe-Seiten, aus dem Handbuch des BMUV (Stand November 2023) und aus der Anleitung der TU Dresden (2020, geschrieben für InDesign 15.1.2). Die neueste Version auf der Adobe-Seite zu den Neuerungen (Stand 10. September 2026) ist InDesign 21.6 vom September 2026. Heißt ein Befehl bei Ihnen anders, finden Sie ihn über die Suche in InDesign.

Die Schritte im Überblick

Schritt 1: Absatzformate mit Exporttags

Dieser Schritt entscheidet über alles Weitere. Adobe schreibt in der Anleitung zum Erstellen barrierefreier PDF-Dateien (aktualisiert am 24. Mai 2023): Ohne zugewiesene Exporttags steht jedes Format auf „Automatisch“, und das übersetzt die Formate in ein P-Tag, wenn keine Zuordnung zu XML besteht; „Das Dokument wird nicht geparst, um eine Überschriftenstruktur zu bestimmen.“ Eine groß und fett gesetzte Zeile wird also nicht von selbst zur Überschrift.

Ein Format einzeln einstellen: Absatzformat doppelt anklicken, in den Absatzformatoptionen den Bereich Exporttags öffnen und unter PDF das passende Tag wählen. Laut Adobe-Hilfe zu Exporttags (Stand 2. Juni 2026) sind die Einstellungen für EPUB und HTML davon getrennt; sie wirken nicht auf die PDF.

Alle Formate auf einmal: Im Menü des Bedienfelds Absatzformate (Fenster > Formate > Absatzformate) wählen Sie Alle Exporttags bearbeiten, dann oben PDF. Links stehen Ihre Formate, rechts wählen Sie das Tag. Laut Adobe geht das in neueren Versionen auch für Zeichen- und Objektformate.

Zur Auswahl stehen laut Adobe nur wenige Tags:

Zwei Regeln aus dem Prüfkatalog für PDF/UA, dem Matterhorn-Protokoll der PDF Association (Version 1.1, April 2021): Die erste nummerierte Überschrift muss eine H1 sein (Bedingung 14-002), und keine Ebene darf übersprungen werden, also nach H1 keine H3 (14-003). Planen Sie Ihre Formate deshalb nach Ebenen, nicht nach Aussehen. Zwei optisch gleiche Überschriften auf verschiedenen Ebenen brauchen zwei Formate.

Grenze: Adobe schreibt selbst, dass PDF beim Exporttagging „weniger Optionen“ hat als EPUB und HTML „und keine Optionen für benutzerdefiniertes Tagging“ bietet. Zitate, Bildunterschriften oder Fußnoten bekommen über das Absatzformat kein eigenes Tag. Das korrigieren Sie bei Bedarf später in Acrobat.

Schritt 2: Listen, Sprache und Silbentrennung

Listen: Laut Adobe werden Aufzählungen und nummerierte Listen nur dann als Listen getaggt, wenn Sie die Funktion Aufzählungszeichen und Nummerierung verwenden, am besten im Absatzformat. „Manuell erstellte Listen werden nicht als Listenelemente erkannt.“ Ein getippter Strich mit Tabulator ist also keine Liste.

Sprache: Die Sprache eines Absatzes oder Worts legen Sie im Format fest: Absatzformatoptionen oder Zeichenformatoptionen > Erweiterte Zeichenformate > Sprache (TU Dresden). Für einen englischen Produktnamen im deutschen Text legen Sie ein Zeichenformat mit Sprache Englisch an; das BMUV-Handbuch nennt die Sprachauszeichnung über Zeichenformate ausdrücklich. Die Grundsprache der ganzen Datei setzen Sie erst beim Export (Schritt 10).

Silbentrennung: Die TU Dresden rät, die Silbentrennung in den Absatzformaten abzuschalten (Absatzformatoptionen > Silbentrennung), weil Trennungen bei der Umwandlung in PDF oft nicht korrekt umgesetzt würden. Unsere Empfehlung: Prüfen Sie das an einer Probeseite in der Vorschau von PAC, bevor Sie das Layout eines ganzen Katalogs ändern.

Schritt 3: Kopf- und Fußzeilen auf die Musterseite

Seitenzahlen, Kolumnentitel und wiederkehrende Logos sollen nicht auf jeder Seite vorgelesen werden. Laut TU Dresden zeichnet InDesign Elemente, die als Textrahmen auf der Musterseite liegen, beim PDF-Export als Artefakte aus. In neueren Versionen heißen Musterseiten in der englischen Adobe-Hilfe „Parent Pages“.

Steht etwas Wichtiges nur in der Fußzeile, etwa die Gültigkeit der Preise oder Ihre Kontaktdaten, geht es so verloren. Die TU Dresden rät, solche Angaben zusätzlich in den Inhalt zu schreiben. Nach unserer Lesart gehört bei einer Preisliste der Satz „Preise gültig bis …“ deshalb in den Fließtext der ersten Seite.

Schritt 4: Bilder und Randtexte verankern

Ein Screenreader liest linear. Steht das Produktfoto im Layout neben dem Text, muss es in der Lesereihenfolge trotzdem an der richtigen Stelle auftauchen. Laut Adobe erreichen Sie das, indem Sie den Grafikrahmen im Textrahmen verankern, ohne seine Position im Layout zu ändern:

1. Grafikrahmen mit dem Auswahlwerkzeug anklicken.
2. Das kleine blaue Quadrat am oberen Rand des Rahmens mit gedrückter Maustaste an die Stelle im Text ziehen, an der das Bild gelesen werden soll, etwa direkt hinter den Produktnamen.
3. Loslassen. Aus dem Quadrat wird ein Ankersymbol.

Dasselbe gilt laut TU Dresden für einzelne Textrahmen wie Bildunterschriften oder Texte in der Randspalte. Verankerte Objekte gehören zum Textabschnitt und müssen im nächsten Schritt nicht extra in einen Artikel.

Schritt 5: Lesereihenfolge im Bedienfeld „Artikel“

Die Reihenfolge im Bedienfeld „Artikel“ wird zur Reihenfolge im Tags-Baum der PDF, und nur diese zählt für Screenreader. So geht es laut Adobe-Hilfe zur Lesereihenfolge (Stand 2. Juni 2026) und TU Dresden:

1. Fenster > Artikel öffnen.
2. Einen neuen Artikel anlegen, mit sprechendem Namen wie „Seite 4 Stühle“, und Beim Exportieren berücksichtigen angehakt lassen. Adobe nennt das ausdrücklich als Voraussetzung dafür, dass der Artikel in der PDF getaggt und geordnet wird.
3. Rahmen auf der Seite auswählen und in den Artikel ziehen. Verkettete Textrahmen kommen laut TU Dresden automatisch mit.
4. Die Einträge von oben nach unten in die Lesereihenfolge ziehen. Das Layout ändert sich dabei nicht.
5. Im Bedienfeldmenü die Option aktivieren, die Adobe englisch „Use for Tagging Order in Tagged PDF“ nennt und das BMUV-Handbuch „Für Leserichtung in PDF mit Tags“.

Darauf achten: Laut TU Dresden sind Objekte, die keinem Artikel zugewiesen sind, in der PDF nicht ausgezeichnet. Gehen Sie jede Seite durch, ob jeder inhaltliche Rahmen im Bedienfeld steht. Dekorative Rahmen lassen Sie draußen und markieren sie in Schritt 6 als Artefakt.

Beispiel einer Katalogseite mit zwei Produkten nebeneinander, als Muster für Ihre eigene Reihenfolge:

So liest der Screenreader erst ein Produkt vollständig und dann das nächste, statt quer über beide Spalten zu springen.

Schritt 6: Alternativtext über die Objektexportoptionen

Laut Adobe wählen Sie das Bild aus und öffnen Objekt > Objektexportoptionen. Das Fenster hat die Registerkarten ALT-Text, PDFs mit Tags und EPUB und HTML und kann laut Adobe offen bleiben, während Sie von Bild zu Bild klicken.

1. Registerkarte ALT-Text, bei Alternative Textquelle die Option Benutzerdefiniert wählen und den Text eintragen. Alternativ kann der Text aus den XMP-Metadaten der Bilddatei kommen; Adobe empfiehlt das in den meisten Fällen, weil er sich dann beim Aktualisieren der Verknüpfung mitändert.
2. Ein reines Schmuckbild markieren Sie laut TU Dresden in der Registerkarte PDF mit Tags unter Tag anwenden als Außertextliches Element, also als Artefakt.

KI-Vorschläge: Laut Adobe-Neuerungen kann InDesign Alternativtexte per KI vorschlagen, seit Version 21.5 (Juli 2026) auch für mehrere Bilder auf einmal, und weist darauf hin, wenn ein Bild nach dem Zuschneiden einen neuen Text brauchen könnte. Adobe selbst schreibt, Sie könnten die Vorschläge auf Richtigkeit prüfen. Unsere Empfehlung: Lesen Sie jeden Vorschlag. Eine KI erkennt einen Stuhl, aber nicht, dass er in Ihrem Katalog die Farbvariante „Salbei“ zeigt.

Für Produktfotos reicht meist ein kurzer Satz mit dem, was der Text daneben nicht sagt. Fehlt einem Bild der Text, meldet PAC das nach Matterhorn-Bedingung 13-004.

Schritt 7: Tabellen mit Kopfzeilen

Preislisten und Größentabellen sind der heikelste Teil. Laut Adobe werden Tabellen beim Export automatisch erkannt und getaggt. Das BMUV-Handbuch ergänzt: „Bei Tabellen müssen Überschriftenzellen als Tabellenkopf angelegt werden.“ Eine nur fett gesetzte erste Zeile ist nach unserer Lesart deshalb kein Tabellenkopf.

• Neue Tabelle: Tabelle > Tabelle einfügen (Einfügemarke im Textrahmen) oder Tabelle > Tabelle erstellen (ohne Textrahmen) und dort die Zahl der Tabellenkopfzeilen angeben (Adobe, TU Dresden).
• Bestehende Tabelle: Tabelle > Tabellenoptionen > Tabellenkopf und -fuß. Vorhandene Zeilen markieren Sie und wandeln sie laut Adobe über Tabelle > Zeilen umwandeln > In Tabellenkopf in Kopfzeilen um.
• Kopfspalten und Beschriftung: Seit Version 21.5 (Juli 2026) lassen sich laut Adobe beim Erstellen auch Kopfspalten („Header Columns“) und eine Tabellenbeschriftung festlegen, damit Screenreader in exportierten PDFs die Zeilen- und Spaltenköpfe jeder Zelle richtig vorlesen. Bei einer Preisliste mit der Artikelnummer in der ersten Spalte ist das genau der Fall. Die deutsche Menübezeichnung haben wir in keiner Adobe-Seite gefunden.

Grenzen: Läuft eine Tabelle über mehrere Seiten und wiederholt sich die Kopfzeile, wird sie laut TU Dresden (für InDesign 15.1.2) als eine einzige Tabelle ausgezeichnet, und die Kopfzeile wird mehrfach vorgelesen. Ob das in Ihrer Version noch so ist, sehen Sie im Tags-Baum. Verbundene Zellen, verschachtelte Tabellen und Bilder in Zellen machen die Nacharbeit aufwendig; PAC prüft nach Matterhorn unter anderem, ob jede Kopfzelle eine Angabe zu Zeile oder Spalte hat (15-003). Ob die Kopfzeile überhaupt als Kopf getaggt ist (15-001, 15-002), ist laut Matterhorn eine Sichtprüfung; PAC meldet das nicht von selbst, Sie sehen es im Tags-Baum. Unsere Empfehlung: Bauen Sie Preistabellen so einfach wie möglich, mit einer Kopfzeile, ohne verbundene Zellen. Wie eine Tabelle in der PDF richtig aufgebaut ist und wie Sie sie in Acrobat reparieren, zeigt Tabellen in PDFs barrierefrei machen.

Schritt 8: Inhaltsverzeichnis, Lesezeichen und Hyperlinks

Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen: Ein Inhaltsverzeichnis über Layout > Inhaltsverzeichnis erzeugt laut Adobe automatisch Lesezeichen, wenn im Dialog PDF-Lesezeichen erstellen angehakt ist. Es baut auf Ihren Absatzformaten auf, ein weiterer Grund für Schritt 1. Eigene Lesezeichen legen Sie unter Fenster > Interaktiv > Lesezeichen an und ordnen sie dort hierarchisch.

Hyperlinks: URLs im Text machen Sie laut TU Dresden über Schrift > Hyperlinks und Querverweise > URLs in Hyperlinks konvertieren zu echten Links, einzelne Links per Rechtsklick auf markierten Text und Hyperlinks > Neuer Hyperlink. Im Dialog Neuer Hyperlink oder Hyperlink bearbeiten gibt es den Bereich Barrierefreiheit für einen kurzen Text zum Ziel, etwa „Produktseite Stuhl Lino im Shop“. Sonst liest ein Screenreader laut TU Dresden eine lange Adresse Zeichen für Zeichen vor. Querverweise werden laut Adobe beim Export ebenfalls zu Hyperlinks.

Schritt 9: Dokumenttitel und Beschreibung

Öffnen Sie Datei > Dateiinformationen und tragen Sie unter Einfach den Dokumenttitel ein (TU Dresden). Laut Adobe brauchen barrierefreie PDFs mindestens einen Titel und eine kurze Beschreibung, und beides wird beim Export als Metadaten übernommen. Nehmen Sie einen sprechenden Titel wie „Preisliste Gartenmöbel 2026“, nicht den Dateinamen. Fehlt der Titel, meldet PAC das nach Matterhorn-Bedingung 06-003.

Schritt 10: Export als Adobe PDF (Interaktiv) oder (Druck)

Wählen Sie Datei > Exportieren und als Format Adobe PDF (Interaktiv) oder Adobe PDF (Druck). Laut Adobe muss die Datei in beiden Fällen getaggt sein, also mit PDF mit Tags erstellen. Der Unterschied liegt in den Barrierefreiheits-Optionen:

Quellen der Tabelle: Optionen für interaktive PDFs (deutsch, aktualisiert am 11. Oktober 2023) und deren englische Neufassung (Stand 2. Juni 2026), Adobe-PDF-Optionen (aktualisiert am 9. März 2026), Exportoptionen für Adobe PDF (Stand 2. Juni 2026) und die Adobe-Anleitung von 2023. Die ältere deutsche Anleitung schreibt noch, man könne die Sprache in InDesign nicht festlegen; die Exportoptionen für interaktive PDFs nennen dagegen das Feld Sprache im Register Erweitert, mit ISO-Code, falls Ihre Sprache fehlt.

Unsere Empfehlung: Exportieren Sie für den Download im Shop als Adobe PDF (Interaktiv), wie es auch das BMUV-Handbuch nennt („Profil Interaktiv“), und für die Druckerei getrennt als Druck-PDF. Ein PDF/X für die Druckerei und eine barrierefreie Datei für den Shop sind zwei Dateien mit zwei Zwecken.

Und PDF/UA? In den aktuellen Exportoptionen (Stand 2. Juni 2026) bietet das Menü Standard laut Adobe nur PDF/X-Formate, und die höchste Kompatibilitätsstufe ist Acrobat X (PDF 1.7). Eine Option, die die Datei als PDF/UA kennzeichnet, finden wir in der Adobe-Hilfe nicht. Prüfen Sie deshalb im PAC-Bericht, ob die PDF/UA-Kennung in den Metadaten fehlt (Matterhorn-Bedingung 06-002), und tragen Sie sie bei Bedarf in Acrobat nach (Schritt 12).

Schritt 11: Mit PAC prüfen

Der PDF Accessibility Checker ist ein kostenloser Download, aktuell PAC 2026.1 (Version 26.1.0.0 vom 25. März 2026), für Windows 10 und Windows 11. Am Mac brauchen Sie dafür eine Windows-Umgebung.

1. PDF in PAC ziehen und die Prüfung starten.
2. In der Zusammenfassung ablesen, ob PDF/UA und WCAG bestanden sind.
3. Den Detailbericht durchgehen. Die meisten Fehler aus InDesign lassen sich einem Schritt oben zuordnen (Tabelle unten).
4. Den Tags-Baum in der Strukturansicht von PAC mit der Seite vergleichen: Stimmen die Überschriftenebenen, steht jedes Produktfoto beim richtigen Produkt?
5. Eine Katalogseite in der Vorschau von PAC von oben nach unten durchgehen, so wie ein Screenreader sie liest.

Ein grünes Ergebnis heißt nur: Die maschinell prüfbaren Punkte stimmen. Das Matterhorn-Protokoll enthält laut PAC 136 Fehlerbedingungen, von denen nur 108 maschinell geprüft werden können. Ob ein Alternativtext passt oder die Reihenfolge Sinn ergibt, beurteilen Sie selbst. Wie Sie den Bericht Meldung für Meldung lesen und ein Prüfprotokoll anlegen, zeigt PDF-Barrierefreiheit prüfen.

Wo Sie einen Fehler beheben:

Die Nummern stammen aus dem Matterhorn-Protokoll 1.1, das 31 Prüfpunkte mit 136 Fehlerbedingungen umfasst.

Die Faustregel: Alles, was in InDesign behoben werden kann, beheben Sie dort und exportieren neu. Korrekturen nur in der PDF sind bei der nächsten Preisliste wieder weg.

Schritt 12: Was in Acrobat Pro bleibt

Adobe schreibt selbst, dass Sie für den Abschluss Acrobat brauchen: „Sie können diese Schritte nicht mit der kostenlosen Version von Adobe Reader ausführen.“ Je nach Exportweg bleiben laut Adobe diese Punkte:

• Sprache in den Dokumenteigenschaften im Register Erweitert, wenn Sie als Druck-PDF exportiert haben.
• Dokumenttitel statt Dateiname unter Ansicht beim Öffnen, ebenfalls beim Druck-PDF.
• Aktivierreihenfolge: im Bereich Seitenminiaturen alle Seiten markieren, Optionen > Seiteneigenschaften, bei der Aktivierreihenfolge Dokumentstruktur verwenden. Beim interaktiven Export mit „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“ entfällt das laut Adobe.
• Barrierefreiheitsprüfung von Acrobat laufen lassen.
• PDF/UA-Kennung: Laut TU Dresden prüfen Sie in der Preflight-Funktion von Acrobat mit dem Profil „Konformität mit PDF/UA-1 prüfen“ und beheben eine fehlende PDF/UA-Kennzeichnung über „Einzelne Korrekturen auswählen“. Die Menünamen können in Ihrer Acrobat-Version anders heißen.
• Feinarbeit am Tags-Baum: Tags für Zitate oder Bildunterschriften, Scope-Angaben in Tabellen, falsch eingeordnete Elemente.

Ein Hinweis von Adobe, der viele verwirrt: Das Bedienfeld Reihenfolge in Acrobat stimmt möglicherweise nicht mit Ihrem Artikel-Bedienfeld überein. Maßgeblich für Hilfstechnologien ist laut Adobe nur die Reihenfolge im Bedienfeld Tags. Wie Sie dort Tags verschieben, umbenennen und Artefakte setzen, zeigt Schritt für Schritt PDF-Tagging selbst machen.

Was InDesign nicht kann

Ehrlich zusammengefasst, was Sie nach den Quellen oben erwarten sollten:

Plug-in als Ausweg: Das BMUV-Handbuch nennt axaio MadeToTag als kostenpflichtiges Plug-in für InDesign, mit dem getaggte PDFs „gemäß den Kriterien des PDF/UA-Standards“ erzeugt werden. Wir haben es nicht getestet. Unsere Empfehlung: Für einen Katalog im Jahr reichen meist InDesign und eine Stunde Acrobat; erst wenn Sie viele Dokumente regelmäßig neu setzen, lohnt der Vergleich.

Checkliste: barrierefreie PDF aus InDesign

Vorbereitung im Layout

• Jedes Absatzformat hat unter Exporttags > PDF ein Tag, keines steht auf „Automatisch“
• Erste Überschrift H1, keine übersprungene Ebene
• Listen mit „Aufzählungszeichen und Nummerierung“, keine getippten Striche
• Sprache in den Formaten gesetzt, fremdsprachige Stellen mit eigenem Zeichenformat
• Seitenzahlen, Kolumnentitel und wiederkehrende Logos auf der Musterseite
• Keine wichtige Angabe nur in Kopf- oder Fußzeile

Reihenfolge und Bilder

• Produktfotos, Bildunterschriften und Randtexte im Text verankert
• Jeder inhaltliche Rahmen in einem Artikel, „Beim Exportieren berücksichtigen“ an
• Artikel von oben nach unten in Leselogik, ein Produkt nach dem anderen
• Option „Für Leserichtung in PDF mit Tags“ im Artikel-Bedienfeld aktiv
• Jedes Bild mit Inhalt hat einen Alternativtext, KI-Vorschläge gelesen
• Schmuckbilder als Außertextliches Element markiert

Tabellen und Navigation

• Kopfzeilen als Tabellenkopf angelegt, ab 21.5 bei Bedarf auch Kopfspalten
• Keine verbundenen oder verschachtelten Zellen, wo es sich vermeiden lässt
• Inhaltsverzeichnis mit „PDF-Lesezeichen erstellen“
• Links als echte Hyperlinks, mit kurzer Beschreibung im Bereich Barrierefreiheit

Export

• Dokumenttitel in Datei > Dateiinformationen
• Adobe PDF (Interaktiv) mit „PDF mit Tags erstellen“ und „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“
• Formulare und Medien: Alles einschließen
• Erweitert: Titel anzeigen „Dokumenttitel“, Sprache gesetzt

Prüfung

• PAC ohne Fehler oder nur mit Fehlern, die Sie in Acrobat beheben
• Tags-Baum und Lesereihenfolge auf mindestens einer Katalogseite in PAC gelesen
• PDF/UA-Kennung, Titel und Sprache im Bericht in Ordnung
• Acrobat-Prüfung durchgeführt, Tags-Baum stichprobenartig mit der Seite verglichen
• Korrekturen, wo möglich, in der InDesign-Datei nachgezogen, damit der nächste Export sie schon enthält

Ihr nächster Schritt

Ihre Kataloge sind ein Teil des Shops, die Seiten selbst der größere. Der Gratis-Scan prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. PDF-Dateien prüft er nicht, und wie jeder automatische Test findet er nur einen Teil der Barrieren. Für Ihre PDFs bleiben PAC und Acrobat die Werkzeuge der Wahl.

Stand: 31.10.2026. Quellen gelesen am 31.10.2026.