Ratgeber

PDF barrierefrei machen: Reparatur in Acrobat Pro, Neusatz oder Dienstleister

Veröffentlicht am 15. Oktober 2026

Eine bestehende PDF machen Sie barrierefrei, indem Sie ihr eine korrekte Tag-Struktur, eine logische Lesereihenfolge, Alternativtexte, einen Titel und eine Sprache geben; ohne Quelldatei geht das mit Adobe Acrobat Pro, ohne Acrobat nur über einen Neusatz, etwa in LibreOffice Writer. Welcher Weg sich lohnt, hängt vor allem an Tabellen, Seitenzahl und daran, wie oft sich die Datei ändert.

Was PDF/UA verlangt, welche Shop-PDFs betroffen sind und wie Sie aus Word, LibreOffice oder InDesign exportieren, steht in unserem Ratgeber Barrierefreie PDF nach PDF/UA. Dieser Artikel setzt dort an, wo die Quelldatei fehlt oder der Export nicht reicht: bei der Reparatur einer fertigen PDF.

Erst entscheiden: reparieren oder neu setzen

Adobe selbst rät, wenn möglich zur Quelldatei zurückzukehren, und nennt das Taggen von Tabellen auf Zellebene in Acrobat ausdrücklich „arbeitsintensiv“ (Adobe-Hilfe, Inhalt und Tags). Daraus ergibt sich nach unserer Einschätzung diese Faustregel:

Reparatur in Acrobat Pro Schritt für Schritt

Die Menünamen unten stammen aus der deutschen Acrobat-Hilfe von Adobe (PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen, zuletzt aktualisiert am 7. Juli 2025). Adobe baut die Oberfläche gerade um und benennt dieselben Werkzeuge auf verschiedenen Hilfeseiten leicht unterschiedlich, etwa „Für Barrierefreiheit vorbereiten“ und „Barrierefreiheit vorbereiten“. Suchen Sie im Zweifel über das Suchfeld in Acrobat nach dem Begriff. Die Werkzeuge gehören laut Adobe zu Acrobat Pro.

1. Kopie anlegen

Speichern Sie vor der Arbeit eine Kopie. Adobe weist darauf hin, dass das Werkzeug „Leserichtung“ nicht alle Schritte rückgängig machen kann (Adobe-Hilfe, Werkzeug Leserichtung).

2. Gescannte Seiten erkennen lassen

Lässt sich in der PDF kein Text markieren, ist sie ein reines Bild. Wählen Sie Alle Werkzeuge > Scannen und OCR, unter Text erkennen die Option In dieser Datei, dann Seiten und Dokumentsprache, und bestätigen Sie mit Text erkennen. Lesen Sie das Ergebnis Korrektur: Fehler der Texterkennung liest ein Screenreader genauso falsch vor.

3. Werkzeug öffnen

Wählen Sie Alle Werkzeuge > Mehr anzeigen > Für Barrierefreiheit vorbereiten. Links erscheint die Liste der Aktionen, die Sie in den nächsten Schritten nutzen.

4. Tags erzeugen oder neu anfangen

• Die PDF hat keine Tags: Wählen Sie PDF automatisch Tags hinzufügen. Treten Probleme auf, zeigt Acrobat einen „Bericht zum Hinzufügen von Tags“ mit Seitenangabe und Korrekturvorschlag. Neuere Versionen bieten zusätzlich Dokument automatisch taggen, ein cloudbasiertes Tagging, das laut Adobe Überschriften, Tabellen auch ohne Trennlinien, Listen und die Lesereihenfolge mehrspaltiger Seiten erkennt; ist eine Datei dafür ungeeignet, taggt Acrobat lokal wie bisher (Adobe-Hilfe, cloudbasiertes Tagging).
• Die PDF hat schon Tags aus Word oder einem anderen Programm: Das Werkzeug „Leserichtung“ ist laut Adobe für PDFs gedacht, die in Acrobat getaggt wurden, nicht für Tags aus der Ausgangsanwendung. Ist die vorhandene Struktur unbrauchbar, bietet das Werkzeug die Option Seitenstruktur löschen, um neu anzufangen. Prüfen Sie vorher in der Einzelseitenansicht, denn die Option löscht die Tags aller sichtbaren Seiten.

Automatisch erzeugte Tags sind nur ein Startpunkt. Die Schritte 5 bis 8 sind die eigentliche Arbeit.

5. Leserichtung und Tag-Typen korrigieren

Wählen Sie Probleme bei der Leserichtung beheben und aktivieren Sie Seiteninhaltsgruppen anzeigen. Acrobat zeigt jeden Bereich nummeriert in der Reihenfolge, in der ein Screenreader ihn vorliest. Nun ziehen Sie ein Rechteck um einen Bereich und weisen ihm den passenden Typ zu:

• Überschrift 1 bis Überschrift 6 für Überschriften, ohne eine Ebene zu überspringen,
• Text/Absatz für Fließtext,
• Abbildung für Bilder und Grafiken,
• Tabelle für Tabellen,
• Hintergrund/Außertextliches Element für Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Schmucklinien und wiederholte Logos; Acrobat entfernt sie damit aus der Tag-Struktur, Screenreader überspringen sie.

Stimmt die Reihenfolge nicht, öffnen Sie Reihenfolge-Fenster anzeigen und ziehen den Eintrag an die richtige Stelle, oder Sie ziehen die Nummer direkt auf der Seite. Bei zweispaltigen Seiten ist das der häufigste Fehler: Der Screenreader springt sonst zeilenweise zwischen den Spalten.

6. Alternativtexte setzen

Klicken Sie im selben Werkzeug mit der rechten Maustaste auf eine Abbildung und wählen Sie Alternativtext bearbeiten. Beschreiben Sie, was für das Verständnis wichtig ist, etwa „Maßskizze: Tisch 120 cm breit, 75 cm hoch“. Reine Schmuckbilder markieren Sie stattdessen als Hintergrund. Mit Tabellen und Abbildungen anzeigen sehen Sie auf einen Blick, welche Abbildung noch keinen Alternativtext hat.

7. Tabellen auszeichnen

Markieren Sie die Tabelle als Tabelle und öffnen Sie per Rechtsklick den Tabellen-Editor. Acrobat zerlegt die Tabelle in Zellen; Kopfzellen müssen als solche markiert sein. Prüfen Sie im Bedienfeld „Barrierefreiheits-Tags“, ob unter dem Tag Table Zeilen (TR) mit Kopfzellen (TH) und Datenzellen (TD) liegen. Verbundene Zellen brauchen die Attribute ColSpan oder RowSpan, die Sie über Eigenschaften > Attributobjekte bearbeiten setzen (Adobe-Hilfe, Inhalt und Tags). Bei komplexen Tabellen nennt das Handbuch des Bundesumweltministeriums im Tabellen-Editor den Befehl „Überschriftenzell-IDs automatisch erstellen“ als Erleichterung. Spätestens hier merken Sie, ob ein Neusatz schneller wäre.

8. Formularfelder beschriften

Bei Formularen wie einem Widerrufsformular braucht jedes Feld eine Beschreibung: Rechtsklick auf das Feld mit einem Formularwerkzeug, Eigenschaften, Registerkarte Allgemein, Feld QuickInfo. Fehlen den Feldern Tags, setzt PDF automatisch Tags hinzufügen sie.

9. Titel, Sprache und Sicherheit

• Titel: Menü Datei (macOS) oder Hamburger-Menü (Windows) > Dokumenteigenschaften, unter Beschreibung das Feld Titel ausfüllen; unter Ansicht beim Öffnen bei Anzeigen die Option Dokumenttitel wählen.
• Sprache: Dokumenteigenschaften > Erweitert, unter Leseoptionen die Sprache wählen.
• Sicherheit: Ist Ihre PDF gegen Kopieren geschützt, kann das laut Adobe Screenreader behindern, weil sie den Text auslesen müssen. Unter Dokumenteigenschaften > Sicherheit stellen Sie die Sicherheitsmethode auf Keine Sicherheit.
• Lesezeichen: Die Acrobat-Prüfung meldet einen Fehler, wenn ein Dokument 21 oder mehr Seiten, aber keine Lesezeichen hat. Über Beheben legt Acrobat sie aus den Strukturelementen an, die Sie auswählen.

10. Prüfen

Wählen Sie Barrierefreiheit überprüfen, im Fenster Optionen für Barrierefreiheitsprüfung die Prüfungen, dann Prüfung starten. Bei jedem fehlgeschlagenen Punkt führt das Auslassungszeichen zu Beheben; nach Änderungen wählen Sie Erneut prüfen. Manche Punkte, etwa die logische Lesereihenfolge, kann Acrobat nicht selbst beurteilen; sie stehen als „Manuelle Überprüfung erforderlich“ im Bericht. Prüfen Sie danach mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC) und dessen Screenreader-Vorschau; das BMUV-Handbuch nennt PAC das wichtigste Werkzeug für die maschinelle Prüfung. Wie Sie die Ergebnisse lesen, erklärt der Ratgeber PDF auf Barrierefreiheit prüfen.

Ohne Acrobat: Neusatz in LibreOffice Writer

Für die Reparatur einer fertigen PDF gibt es nach dem BMUV-Handbuch kein Werkzeug, das Acrobat Pro ersetzt: Selbst die Spezialsoftware axesPDF muss laut Handbuch für Tag-Bearbeitung und Lesereihenfolge zusammen mit Acrobat eingesetzt werden. Wer kein Acrobat will, baut das Dokument deshalb neu, kostenlos etwa in LibreOffice Writer. Laut Bundesfachstelle Barrierefreiheit erzeugt LibreOffice allein mit Bordmitteln eine PDF nach PDF/UA.

1. Text übernehmen: Kopieren Sie den Text aus der PDF in ein leeres Writer-Dokument und fügen Sie ihn als unformatierten Text ein. Bei Scans brauchen Sie vorher eine Texterkennung.
2. Struktur mit Formatvorlagen: Überschriften bekommen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und so weiter, Aufzählungen die Listenfunktion statt getippter Striche oder Ziffern.
3. Tabellen neu anlegen: Bauen Sie jede Tabelle als echte Writer-Tabelle mit einer Kopfzeile. Verbundene Zellen vermeiden Sie, die Prüfung von LibreOffice meldet sie.
4. Bilder: Fügen Sie Bilder neu ein und hinterlegen Sie einen Alternativtext.
5. Titel und Sprache: Tragen Sie in den Dokumenteigenschaften einen Titel ein und legen Sie in den Formatvorlagen die Sprache fest.
6. Selbst prüfen: Extras > Prüfung der Barrierefreiheit (Tastenkürzel Alt+8) meldet laut LibreOffice-Hilfe unter anderem fehlenden Titel, fehlende Sprache, fehlende Alternativtexte, verbundene Tabellenzellen, manuelle Nummerierung und übersprungene Überschriftenebenen.
7. Exportieren: Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren, nicht über Drucken. Aktivieren Sie unter Allgemein die PDF/UA-Option; die aktuelle LibreOffice-Hilfe zum PDF-Export nennt sie „Barrierefreiheit (PDF/UA)“, die Bundesfachstelle „Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)“. Ist sie aktiv, läuft die Prüfung beim Export erneut.
8. Gegenprüfen mit PAC wie oben.

Der Neusatz hat einen Vorteil, den keine Reparatur bietet: Die nächste Fassung Ihrer AGB oder Preisliste ändern Sie in Writer und exportieren sie neu, ohne die Reparatur zu wiederholen. Sein Nachteil: Das Layout sieht danach anders aus als vorher. Für Herstellerdatenblätter, die Sie nicht selbst gestalten, ist das oft keine Option.

Beispielrechnung: selbst machen oder Dienstleister

Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit eigenen Annahmen. Belegt ist nur der Acrobat-Preis; alle Zeiten und der Stundensatz sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.

Ausgangslage (Annahme): Ein Shop hat drei PDFs mit zusammen 12 Seiten: AGB mit 6 Seiten Text, Versandinformationen mit 2 Seiten Text und eine Preisliste mit 4 Seiten Tabellen. Der interne Stundensatz liegt bei 40 Euro.

Software: Acrobat Pro kostet für Einzelpersonen im Monats-Abo 35,69 Euro inklusive Mehrwertsteuer und ist laut Adobe jederzeit ohne Zusatzgebühr kündbar (Adobe, Preise, gelesen am 15.10.2026). Die Rechnung setzt einen Monat an.

Die nächste AGB-Änderung (Annahme): In Variante A reparieren Sie die neue 6-seitige Fassung erneut, also 90 Minuten plus 20 Minuten Prüfung, zusammen 73,33 Euro Arbeitszeit, dazu 35,69 Euro, falls Sie das Abo gekündigt hatten: 109,02 Euro. In Variante B ändern Sie den Text, exportieren neu und prüfen erneut; mit angenommenen 30 Minuten plus 20 Minuten Prüfung sind das 33,33 Euro.

So lesen Sie die Rechnung: Ein Angebot eines Dienstleisters für dieselben 12 Seiten lohnt sich in diesem Beispiel, wenn es unter Ihrer Summe liegt, also unter 595,69 Euro gegen Variante A oder unter 320,00 Euro gegen Variante B. Rechnen Sie dabei mit, dass auch ein Dienstleister jede geänderte Fassung neu berechnet, es sei denn, er liefert Ihnen eine barrierefreie Quelldatei mit, die Sie selbst weiterpflegen können. Die Einarbeitung fällt nur einmal an; wer sie einmal investiert hat, rechnet bei der nächsten Datei ohne sie.

Wenn Sie Angebote einholen, fragen Sie über die drei Fragen aus dem Pillar-Ratgeber hinaus:

• Ist der Preis je Seite, je Dokument oder je Stunde berechnet, und gibt es eine Mindestpauschale?
• Ist die Texterkennung bei Scans enthalten?
• Bekommen Sie neben der PDF auch eine barrierefreie Quelldatei, etwa im Word- oder ODT-Format?
• Was kostet eine spätere Änderung an derselben Datei?

Welche Ihrer PDFs überhaupt barrierefrei sein müssen, klären Sie vorher mit der Entscheidungstabelle im Ratgeber zu PDF/UA und den BFSG-Pflichten für Onlineshops.

Ihr nächster Schritt

Die PDFs sind ein Teil, der Shop selbst der größere. Ein kostenloser Scan prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb automatisch gegen die Regeln der WCAG 2.2 und zeigt, ob Barrierefreiheitserklärung und Meldeweg verlinkt sind. PDFs prüft er nicht; dafür nutzen Sie PAC wie oben beschrieben. Starten Sie den Gratis-Scan.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Stand: 15.10.2026. Quellen gelesen am 15.10.2026.