Ratgeber

Barrierefreie PDF aus PowerPoint erstellen unter Windows, Mac und Web

Veröffentlicht am 30. Oktober 2026

Eine barrierefreie PDF aus PowerPoint bekommen Sie, wenn jede Folie einen Titel im Titelplatzhalter hat, die Lesereihenfolge stimmt, Bilder Alternativtexte haben und Sie unter Windows über Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen mit dem Häkchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit exportieren. Am Mac wählen Sie beim Speichern als PDF Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst), in PowerPoint für das Web Datei > Exportieren > Als PDF herunterladen; danach prüfen Sie die Datei mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC).

Was PDF/UA ist und welche PDFs in Ihrem Shop betroffen sind, erklärt der Überblick PDF/UA im Onlineshop: barrierefreie PDFs erstellen, prüfen und reparieren. Für Textdokumente gibt es eigene Anleitungen: barrierefreie PDF aus Word und barrierefreie PDF kostenlos mit LibreOffice. Hier geht es nur um Folien: Produktpräsentationen, Lookbooks und Preislisten, die Sie in PowerPoint bauen und als PDF in den Shop stellen. Haben Sie nur noch die fertige PDF, hilft kein Export mehr; dann bleiben Reparatur in Acrobat Pro oder Neusatz. Die Menünamen stammen überwiegend aus der deutschen Microsoft-Hilfe für PowerPoint für Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 und 2016, einzelne aus den Anleitungen der FernUniversität Hagen und von agnes@work; ältere Versionen und manche Updates benennen einzelne Einträge anders.

Welche Anforderungen dahinterstehen

Für PDFs gibt es den Standard PDF/UA. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit nennt ihn einen anerkannten Standard für barrierefreie PDFs und verweist für die Anforderungen auf die DIN ISO 14289-1:2016-12. Laut der W3C-Technik PDF3 zur Lesereihenfolge entsteht die logische Struktur, wenn ein Dokument als getaggte PDF gespeichert wird, und die Lesereihenfolge richtet sich vor allem nach der Reihenfolge der Tags. Deshalb zählt bei PowerPoint fast alles, was vor dem Export passiert.

Schritt für Schritt in PowerPoint

Schritt 1: Folienlayouts und Platzhalter verwenden

Bauen Sie jede Folie aus einem vorgegebenen Layout mit Platzhaltern, statt Textfelder frei auf leere Folien zu ziehen. Laut Microsoft-Hilfe sind die integrierten Layouts so gestaltet, dass die Lesereihenfolge für Menschen mit Screenreader dieselbe ist wie für Sehende.

1. Folie auswählen, Start > Layout, ein Layout mit Titel wählen, etwa Titel und Inhalt (Microsoft-Hilfe, Titel einer Folie).
2. Text, Bilder und Tabellen in die vorgesehenen Platzhalter setzen.
3. Haben Sie Platzhalter verschoben oder umformatiert, setzt Start > Zurücksetzen (Gruppe Folien) die Folie laut Microsoft auf das ursprüngliche Design zurück. Dabei finden Sie auch Titelplatzhalter, die noch leer sind.
4. Wiederkehrende Elemente wie Logo, Fußzeile oder Seitenzahl legen Sie einmal im Folienmaster an: Ansicht > Folienmaster. So beschreibt es auch die Anleitung der FernUniversität Hagen (Stand Oktober 2025).

Abstände erzeugen Sie über die Absatzformatierung, nicht über Leerzeilen; laut FernUni-Anleitung stören leere Zeilen die Sprachausgabe. Aufzählungen legen Sie über die Listenfunktion an (Start, Bereich Absatz), nicht mit getippten Bindestrichen, wie der Quick Guide von agnes@work empfiehlt.

Schritt 2: Jeder Folie einen eindeutigen Titel geben

Folientitel sind die Navigation Ihrer PDF. Screenreader-Nutzer springen laut FernUni-Anleitung mit der Taste H von Überschrift zu Überschrift. Ein großes Textfeld oben auf der Folie ist kein Titel.

Unter Windows mit Microsoft 365, 2024 oder 2021 und in PowerPoint für das Web geht es am schnellsten über das Menüband Barrierefreiheit; am Mac und in älteren Versionen nutzen Sie Start > Layout oder die Gliederungsansicht (Microsoft-Hilfe, Titel einer Folie):

1. Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen wählen. Das Menüband Barrierefreiheit erscheint, rechts öffnet sich der Bereich Barrierefreiheit.
2. Im Menüband das Menü Folientitel aufklappen und je nach Folie wählen:
   • Folientitel bearbeiten: springt in den vorhandenen Titelplatzhalter.
   • Folientitel hinzufügen: legt einen Titelplatzhalter an.
   • Ausgeblendeten Folientitel hinzufügen: legt einen Titel außerhalb der Folie an, der in der Bildschirmpräsentation nicht sichtbar ist.
   • Als Folientitel festlegen: macht ein vorhandenes Textfeld zum Titel. Laut Microsoft geht das nur mit Objekten mit Text, die nicht in einer Gruppe stecken.
3. Titel eingeben.

Kontrolle in der Gliederungsansicht: Ansicht > Gliederungsansicht zeigt alle Folientitel neben der Foliennummer. Laut Microsoft hat eine Folie ohne Titel dort keinen Text rechts neben der Nummer.

Doppelte Titel bei Folgefolien: Die Barrierefreiheitsprüfung meldet sie laut Microsoft. Nummerieren Sie deshalb, etwa „Preisliste Herbst 2026, Teil 1 von 3“ (unsere Empfehlung).

Ausgeblendete Titel: Bei Lookbook-Folien ohne sichtbare Überschrift hilft der ausgeblendete Titel. Ob ein Titel außerhalb der Folie in der PDF ankommt, beschreibt die Microsoft-Hilfe nicht; fehlt er in Schritt 9, setzen Sie ihn sichtbar auf die Folie.

Schritt 3: Lesereihenfolge festlegen

Ein Screenreader liest die Objekte einer Folie laut Microsoft in der Reihenfolge, in der sie eingefügt wurden, nicht in der Reihenfolge, in der Sie sie sehen. Der Weg hängt von Ihrer Version ab:

Die Zeile für Windows mit Microsoft 365, 2024 und 2021 folgt der Microsoft-Hilfe zum Bereich Lesereihenfolge, die Zeilen für Mac und Web der Microsoft-Hilfe zur barrierefreien Präsentation, die Zeile für ältere Windows-Versionen dem Quick Guide von agnes@work.

So arbeiten Sie im Bereich Lesereihenfolge (laut Microsoft):

1. Ein oder mehrere Objekte auswählen (Strg+Klick für mehrere).
2. Nach oben oder unten ziehen oder die Pfeile Nach oben und Nach unten nutzen.
3. Ein Objekt ohne Nummer wird übersprungen, weil es als dekorativ markiert ist. Um ein Objekt dekorativ zu markieren, entfernen Sie das Häkchen daneben.
4. Objekte, die zusammengehören, etwa eine Infografik aus vielen Formen, gruppieren Sie: im Bereich mit Strg+Klick markieren, dann auf der Registerkarte Format gruppieren und der Gruppe eine Beschreibung geben. Laut Microsoft gehen Animationen der Objekte beim Gruppieren verloren.

Unsere Reihenfolge für Produktfolien: Titel, dann Produktfoto, dann Beschreibung, dann Preis und Artikelnummer, dann Hinweise wie „Lieferbar ab“. Logo und Schmuckelemente aus dem Folienmaster gehören nicht in die Reihenfolge.

Schritt 4: Alternativtexte und dekorative Objekte

Alternativtext brauchen laut Microsoft Bilder, SmartArt-Grafiken, Formen, Gruppen, Diagramme, eingebettete Objekte, Freihand und Videos. Textfelder und Formen mit Text brauchen laut Hilfe zum Bereich Lesereihenfolge keinen.

1. Rechtsklick auf das Bild, Alternativtext anzeigen, oder Bild auswählen und Bildformat > Alternativtext (Microsoft-Hilfe, Alternativtext).
2. Beschreibung eingeben. Microsoft empfiehlt höchstens ein oder zwei kurze Sätze (oft genügen wenige Wörter), ohne Wendungen wie „ein Bild von“ und ohne den Text zu wiederholen, der schon auf der Folie steht.
3. Für reine Gestaltung, etwa Zierrahmen, das Kontrollkästchen Als dekorativ markieren aktivieren.
4. Automatisch erzeugte Alternativtexte prüfen. PowerPoint für Microsoft 365 unter Windows erzeugt sie laut Microsoft für Fotos, Stockbilder und Symbole; den Zusatz „Beschreibung automatisch generiert“ sollen Sie löschen. Für Diagramme, SmartArt, Screenshots und Formen müssen Sie den Text selbst schreiben.

Text im Bild: Steht wichtiger Text nur in einem Bild, etwa ein Preis-Banner oder eine eingescannte Preisliste, wiederholen Sie ihn laut Microsoft auf der Folie und erwähnen im Alternativtext, dass das Bild Text enthält. Wie Sie für Produktfotos treffende Texte formulieren, zeigt der Ratgeber Alternativtext in PDFs.

Schritt 5: Tabellen mit Kopfzeile, ohne verbundene Zellen

Microsoft rät, Tabellen in Folien möglichst zu vermeiden. Für Preislisten und Größentabellen brauchen Sie sie trotzdem. Dann:

1. Tabelle immer mit der Tabellenfunktion von PowerPoint anlegen, wie es der Quick Guide von agnes@work verlangt, nie aus Textfeldern zusammenbauen oder als Bild einfügen.
2. In die Tabelle klicken, Registerkarte Tabellenentwurf, Gruppe Optionen für Tabellenformatvorlagen, Kontrollkästchen Kopfzeile (in manchen Versionen Überschrift) aktivieren (Microsoft-Hilfe). Stehen auch in der ersten Spalte Überschriften, etwa die Größen einer Größentabelle, aktivieren Sie laut Quick Guide von agnes@work zusätzlich Erste Spalte.
3. Keine verbundenen oder geteilten Zellen, keine Tabellen in Tabellen. Laut Microsoft verliert der Screenreader sonst den Überblick, und leere Zellen können wirken, als sei die Tabelle zu Ende; schreiben Sie lieber „keine“ hinein (unsere Empfehlung).
4. Bei komplexen Tabellen einen Alternativtext mit der Kernaussage ergänzen (Rechtsklick in die Tabelle, Alternativtext bearbeiten…, laut Quick Guide; in PowerPoint für das Web laut Microsoft über Tabellenlayout > Alternativtext).

Teilen Sie lange Preislisten auf mehrere Folien mit je eigener Kopfzeile und nummerierten Titeln. Wenn Ihre Preisliste sehr lang ist oder oft wechselt, ist nach unserer Einschätzung ein Textdokument oder eine HTML-Seite im Shop leichter barrierefrei zu halten als eine Folie.

Schritt 6: Links, Kontrast, Sprache und Animationen

• Links: Linktext markieren, Rechtsklick, Link…; unter Adresse das Ziel, unter Anzuzeigender Text einen sprechenden Text wie „Größentabelle im Shop“ eingeben (Quick Guide von agnes@work). Microsoft rät von Linktexten wie „Click here“ oder „Learn more“ ab.
• Kontrast: Die Barrierefreiheitsprüfung findet laut Microsoft unzureichenden Kontrast in vielen Fällen, aber nicht bei Text in einem transparenten Textfeld oder Platzhalter über dem Folienhintergrund. Text auf Lookbook-Fotos messen Sie deshalb selbst.
• Sprache: Laut Quick Guide von agnes@work zeigt die Statusleiste unten im Fenster die eingestellte Sprache; prüfen Sie, dass dort Deutsch steht.
• Animationen: Der Quick Guide empfiehlt, Animationen vor der Umwandlung in PDF abzuschalten: Animationen > Animationsbereich, Animation anklicken, Pfeil, Entfernen.

Schritt 7: Dokumenttitel und Barrierefreiheitsprüfung

Dokumenttitel: Unter Datei > Informationen (in der Microsoft-Hilfe auch „Info“) tragen Sie bei Titel einen sprechenden Titel ein, etwa „Lookbook Herbst 2026“ statt „lookbook_v7_final“. Laut Microsoft nimmt die Exportoption Dokumenteigenschaften solche nicht druckbaren Informationen in die PDF auf; haken Sie sie deshalb in Schritt 8 an.

Barrierefreiheitsprüfung: Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen (Microsoft-Hilfe zur Barrierefreiheitsprüfung). Die Ergebnisse stehen im Bereich Barrierefreiheit; der Pfeil neben einem Fund öffnet Empfohlene Aktionen. Unter Windows meldet die Prüfung laut Microsoft Probleme auch in der Statusleiste. Fehlt die Schaltfläche in einer älteren Version, finden Sie sie laut Microsoft unter Datei > Info > Auf Probleme überprüfen.

Laut Microsoft nutzt PowerPoint die Ergebnisse der Prüfung, um die Tags in der PDF zu erzeugen (Erstellen barrierefreier PDF-Dateien). Beheben Sie deshalb alle Fehler und Warnungen, bevor Sie exportieren. Was die Prüfung abdeckt und was nicht:

Die Angaben in der mittleren Spalte stammen aus der Microsoft-Hilfe zur barrierefreien Präsentation und zum Bereich Lesereihenfolge; die rechte Spalte ist unsere Empfehlung.

Schritt 8: Mit Strukturtags als PDF exportieren

Nutzen Sie nie Drucken mit einem PDF-Drucker. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit warnt für Word, dass dann je nach Druckertreiber gar keine oder nur unzureichende Tags entstehen; nach unserer Lesart gilt die Warnung für PowerPoint genauso.

Windows (Microsoft-Hilfe, Speichern als PDF):

1. Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen, dann PDF/XPS erstellen. Alternativ Datei > Speichern unter oder Kopie speichern, Dateityp PDF (*.pdf), dann Weitere Optionen… (Microsoft-Hilfe, barrierefreie PDF).
2. Im Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen Speicherort und Dateinamen wählen.
3. Auf Optionen klicken.
4. Unter Was veröffentlichen? Folien lassen; Handzettel oder Gliederungsansicht sind laut Microsoft andere Ausgaben.
5. Häkchen bei Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit und bei Dokumenteigenschaften setzen. Beide stehen unter den nicht druckbaren Informationen; die Bundesfachstelle beschreibt dieselben Häkchen für Word.
6. Die Option für versteckte Folien nur anhaken, wenn diese Folien in die PDF gehören sollen.
7. Zeigt Ihr Dialog die Option, Text als Bitmap zu speichern, wenn Schriften nicht eingebettet werden können, schalten Sie sie aus. Die Bundesfachstelle rät das für Word, weil Bitmap-Schrift nicht für Screenreader taugt.
8. OK, dann Veröffentlichen.

Mac (Microsoft-Hilfe, barrierefreie PDF):

1. Datei > Speichern unter (oder Datei > Exportieren), Namen und Ort wählen.
2. Unter Dateiformat PDF wählen.
3. Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst) wählen. Laut Microsoft stellt diese Option sicher, dass die PDF Tags bekommt, und nur mit ihr bleiben Links zu Objekten erhalten.
4. Exportieren.

Dafür schickt PowerPoint die Datei laut Microsoft an einen Microsoft-Dienst, der sie umwandelt und nichts davon auf seinen Servern speichert. Dateien mit Kennwortschutz zum Öffnen oder Information Rights Management lassen sich laut Microsoft so nicht speichern; entfernen Sie den Schutz für den Export.

PowerPoint für das Web (Microsoft-Hilfe, Speichern als PDF):

1. Datei > Exportieren.
2. Als PDF herunterladen.

Optionen gibt es dabei nicht. Microsoft schreibt im Mac-Abschnitt derselben Seite, dass PDFs aus PowerPoint für das Web Links behalten und zugänglich sind.

Ein Hinweis zu PDF/UA: Einen Schalter „PDF/UA“ nennt die Microsoft-Hilfe für PowerPoint nicht. Die Bundesfachstelle schreibt für Word, dass es ohne weitere Plug-ins kein vollständig barrierefreies PDF/UA erzeugt; nach unserer Einschätzung sollten Sie auch bei PowerPoint nicht damit rechnen, bis PAC es bestätigt.

Schritt 9: Mit PAC prüfen

Der kostenlose PDF Accessibility Checker (PAC) ist aktuell in Version 26.1.0.0 vom 25. März 2026 erhältlich und läuft laut Hersteller unter Windows 10 und Windows 11 mit Microsoft .NET Framework ab 4.8. Laut PAC-FAQ ist er auch gewerblich kostenlos, solange Sie Punkt 7.2 der AGB einhalten, und verarbeitet Dateien nur lokal. Eine Mac-Version gibt es laut FAQ zurzeit nicht.

1. PAC starten, die PDF öffnen, die Prüfung starten.
2. In den Bereichen PDF/UA und WCAG ablesen, ob Fehler gemeldet werden.
3. Die Screenreader-Vorschau öffnen und Folie für Folie kontrollieren: Titel als Überschrift, Reihenfolge wie geplant, Alternativtexte da, Tabellenköpfe als Kopfzellen, Logos und Schmuck nicht im Vorlesetext.
4. Jeden Fehler in der PowerPoint-Datei beheben und neu exportieren.

Fehlt der Dokumenttitel, setzen Sie ihn unter Datei > Informationen und exportieren mit Dokumenteigenschaften neu; damit er auch in der Fensterleiste erscheint, wählen Sie laut FernUni-Anleitung in Acrobat Pro unter den Dokumenteigenschaften bei Ansicht beim Öffnen den Dokumenttitel. Meldet PAC eine fehlende Sprache, prüfen Sie die Sprache in PowerPoint; bleibt der Fehler, tragen Sie sie in Acrobat Pro nach.

Grüne Haken bei PDF/UA und WCAG bedeuten laut PAC-FAQ nur, dass alle automatisch prüfbaren Anforderungen erfüllt sind; ob ein Alternativtext passt und die Reihenfolge Sinn ergibt, beurteilen Sie selbst. Wie Sie den Bericht Meldung für Meldung lesen, erklärt der Ratgeber PDF-Barrierefreiheit prüfen: PAC-Bericht lesen.

Am Mac brauchen Sie für PAC einen Windows-Rechner. Die formale Alternative veraPDF beschreibt unser Ratgeber zur kostenlosen barrierefreien PDF.

Wenn PAC Fehler meldet, die Sie in PowerPoint nicht beheben können: Dann bleibt die Nacharbeit in Acrobat Pro. Einen Weg ganz ohne Microsoft beschreibt der Ratgeber zur kostenlosen barrierefreien PDF mit LibreOffice.

Checkliste: barrierefreie PDF aus PowerPoint

Folien

• Jede Folie aus einem Layout mit Platzhaltern gebaut
• Logo, Fußzeile und Wiederkehrendes im Folienmaster
• Jede Folie mit eindeutigem Titel im Titelplatzhalter; in der Gliederungsansicht keine Folie ohne Titel
• Folgefolien mit nummerierten Titeln, keine doppelten Titel
• Lesereihenfolge jeder Folie geprüft (Bereich Lesereihenfolge oder Auswahlbereich)
• Zusammengehörige Formen gruppiert und beschrieben
• Jedes informative Bild, Diagramm und SmartArt mit Alternativtext; automatische Texte geprüft
• Schmuck als dekorativ markiert
• Kein wichtiger Text nur im Bild
• Tabellen mit Kopfzeile (und Erste Spalte, wo nötig), ohne verbundene oder geteilte Zellen
• Listen mit der Listenfunktion, Abstände über die Absatzformatierung
• Linktexte sprechend
• Kontrast auch auf Fotos geprüft
• Sprache in der Statusleiste geprüft
• Animationen entfernt

Datei

• Titel unter Datei > Informationen gesetzt
• Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen ohne offene Fehler und Warnungen

Export

• Nicht über Drucken
• Windows: Optionen, Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit und Dokumenteigenschaften an, Was veröffentlichen? auf Folien
• Mac: Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst)
• Web: Datei > Exportieren > Als PDF herunterladen

Nach dem Export

• PAC: PDF/UA und WCAG ohne Fehler
• Screenreader-Vorschau: Titel, Reihenfolge, Alternativtexte, Tabellenköpfe stimmen auf jeder Folie
• Ausgeblendete Titel tatsächlich in der PDF vorhanden
• PowerPoint-Datei, PDF und PAC-Bericht zusammen abgelegt

Ihr nächster Schritt

Ihre Folien-PDFs bauen und prüfen Sie mit PowerPoint und PAC wie oben beschrieben. Für die Seiten Ihres Shops gibt es den Gratis-Scan. Er prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. Als automatische Prüfung findet er nur einen Teil der Barrieren.

Stand: 30.10.2026. Quellen gelesen am 30.10.2026.