Barrierefreie PDF erstellen: Anleitung für Word

Veröffentlicht am 26. Oktober 2026

Eine barrierefreie PDF erstellen Sie in Word in zwei Phasen: Erst strukturieren Sie das Dokument mit Formatvorlagen, Alternativtexten, Tabellenkopfzeilen, Titel und Sprache, dann speichern Sie es über „Speichern unter“ als PDF mit der Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“, nicht über „Drucken“. Danach prüfen Sie die Datei mit dem PDF Accessibility Checker (PAC), denn laut Bundesfachstelle Barrierefreiheit ermöglicht Word ohne Zusatzprogramme kein vollständig barrierefreies PDF/UA.

Diese Anleitung vertieft den Word-Abschnitt aus unserem Überblick PDF/UA im Onlineshop: barrierefreie PDFs erstellen, prüfen und reparieren. Haben Sie nur eine fertige PDF ohne Word-Quelle, lesen Sie PDF nachträglich barrierefrei machen. Die Klickwege unten stammen aus den Microsoft-Hilfeseiten und gelten für Word für Microsoft 365 unter Windows und macOS sowie für Word im Web. Ältere Word-Versionen benennen einzelne Menüs anders.

Die sieben Schritte im Überblick

Schritt	Was Sie in Word tun	Woran Sie den Erfolg erkennen
1. Struktur	Überschriften, Listen und Titel mit integrierten Formatvorlagen setzen	Das Inhaltsverzeichnis zeigt eine logische Reihenfolge der Überschriften
2. Bilder	Alternativtext eintragen oder Bild als dekorativ markieren	Die Barrierefreiheitsprüfung meldet keinen fehlenden Alternativtext
3. Tabellen	Einfache Tabellen mit Kopfzeile	Keine geteilten, verbundenen oder verschachtelten Zellen
4. Titel und Sprache	Dokumenttitel in den Eigenschaften, Sprache für Textstellen festlegen	Titel und Sprache stehen später im PAC-Bericht ohne Fehler
5. Prüfung in Word	Barrierefreiheitsprüfung ausführen	Keine Fehler mehr im Bereich Barrierefreiheit
6. Export	Als PDF speichern mit Strukturtags und Dokumenteigenschaften	Die PDF hat Tags, Lesezeichen und einen Titel
7. Prüfung der PDF	Datei mit PAC prüfen	Der Bericht zeigt keine Fehler oder nur solche, die Sie nacharbeiten

Schritt 1: Überschriften und Listen mit Formatvorlagen

Hilfstechnologien erkennen eine Überschrift nur, wenn sie als Überschrift formatiert ist. Microsoft empfiehlt in der Anleitung Gestalten barrierefreier Word-Dokumente, die integrierten Formatvorlagen „Titel“ und „Untertitel“ für Titel und Untertitel des Dokuments zu verwenden und die Überschriftenebenen ohne Sprünge zu vergeben, also Überschrift 1, dann Überschrift 2, dann Überschrift 3. Fett gesetzter Text in größerer Schrift ist nach unserer Lesart keine Überschrift, auch wenn er so aussieht.

Für Aufzählungen nennt Microsoft auf derselben Seite die integrierte Listenfunktion. Selbst getippte Striche oder Zahlen sind nach unserer Lesart keine Liste im Sinne der Tags. Wichtige Informationen gehören laut Microsoft nicht in Kopf- oder Fußzeilen, weil Bildschirmsprachausgaben diese nicht durchsuchen. Zur Kontrolle der Reihenfolge rät Microsoft, das Inhaltsverzeichnis des Dokuments visuell durchzugehen.

Schritt 2: Alternativtexte für Bilder, Diagramme und SmartArt

Microsoft beschreibt die Klickwege in Hinzufügen von Alternativtext zu einer Form, einem Bild, Diagramm oder einer SmartArt-Grafik:

Windows (Microsoft 365): Rechtsklick auf das Bild, dann „Alternativtext anzeigen“. Alternativ über die Registerkarte „Bildformat“ und „Alternativtext“. In Office 2019 bis 2024 heißt der Befehl „Alternativtext bearbeiten“, das Kontrollkästchen für schmückende Bilder „Dekoratives“. Bei SmartArt und Diagrammen klicken Sie zuerst auf den Rahmen des Objekts.
macOS (Microsoft 365): Ctrl-Klick oder Rechtsklick auf das Bild, dann „Alternativtext anzeigen...“, alternativ über die Registerkarte „Format“ und „Alternativtext“.
Rein schmückende Bilder: Aktivieren Sie „Als dekorativ markieren“. Laut Microsoft hören Nutzer von Bildschirmsprachausgaben dann, dass das Objekt dekorativ ist und keine wichtigen Informationen enthält.

Microsoft empfiehlt ein bis zwei kurze Sätze und keine Einleitung wie „Bild von“. Word kann Alternativtext mithilfe von KI vorschlagen. Solche Vorschläge prüfen Sie vor dem Export, unter macOS entfernen Sie laut Microsoft auch Hinweise wie „KI-generierter Inhalt ist möglicherweise falsch“ aus dem Text. Wie guter Alternativtext für Produktabbildungen aussieht, zeigt unser Artikel Alt-Text für Produktbilder. Ausführlich für PDFs: Wie Sie Bilder, Diagramme und Logos in PDFs richtig auszeichnen, zeigt Alternativtext in PDFs.

Schritt 3: Tabellen mit Kopfzeile

Microsoft rät in der Word-Anleitung zur Barrierefreiheit, Tabellen möglichst zu vermeiden und sonst eine einfache Struktur zu wählen: keine geteilten, verbundenen oder verschachtelten Zellen und keine leeren Zeilen oder Spalten. Die Kopfzeile legen Sie unter Windows so fest:

Klicken Sie in die Tabelle.
Wählen Sie auf der Registerkarte „Entwurf“ die Gruppe „Optionen für Tabellenformatvorlagen“.
Aktivieren Sie „Kopfzeile“.

Eine Tabelle ohne Kopfzeileninformation meldet die Barrierefreiheitsprüfung laut Microsofts Regelliste als Fehler, nicht nur als Warnung.

Schritt 4: Titel, Sprache und Kontrast

Dokumenttitel: Unter Windows öffnen Sie laut Microsoft Anzeigen oder Ändern der Eigenschaften für eine Office-Datei die Registerkarte „Datei“, dann „Info“, und tragen den Titel direkt in das Eigenschaftsfeld ein. Alternativ über „Eigenschaften“, „Erweiterte Eigenschaften“ und die Registerkarte „Zusammenfassung“. Die Bundesfachstelle zählt den Dokumententitel zu den Voraussetzungen für den Export. Nehmen Sie einen sprechenden Titel wie „Pflegehinweise Leinenhemd“, nicht den Dateinamen.

Sprache: Unter Windows markieren Sie den Text und wählen laut Microsoft „Überprüfen“, „Sprache“, „Sprache für Korrekturhilfen festlegen“, dann die Sprache und „OK“. Unter macOS führt der Weg über „Überprüfen“ und „Sprache“. Microsoft beschreibt diese Einstellung als Sprache der Korrekturhilfen und sagt auf der Seite nichts zur PDF. Ob die Sprache in der PDF ankommt, kontrollieren Sie deshalb im PAC-Bericht.

Kontrast: Microsoft empfiehlt die Schriftfarbe „Automatisch“ und nennt den Kontrast als Prüfpunkt der Barrierefreiheitsprüfung. Welche Werte gelten, erklärt unser Artikel Kontrast nach WCAG prüfen.

Schritt 5: Die Barrierefreiheitsprüfung in Word

Laut Microsoft starten Sie die Prüfung unter Windows und macOS über die Registerkarte „Überprüfen“ und „Barrierefreiheit überprüfen“. Der Bereich „Barrierefreiheit“ listet Fehler und Warnungen, unter macOS zusätzlich Tipps, jeweils mit empfohlenen Aktionen. In älteren Windows-Versionen liegt der Befehl unter „Datei“, „Info“, „Auf Probleme überprüfen“. Laut der Word-Anleitung läuft die Prüfung zusätzlich im Hintergrund und zeigt einen Hinweis in der Statusleiste.

Microsoft schreibt über das Werkzeug: „Es findet die meisten Probleme mit der Barrierefreiheit“. Einiges müssen Sie also selbst ansehen:

Prüfpunkt	Meldet die Word-Prüfung das?	Was Sie selbst tun
Fehlender Alternativtext	Ja, als Fehler	Bilder ergänzen oder als dekorativ markieren
Tabelle ohne Kopfzeile	Ja, als Fehler	Kopfzeile aktivieren
Kontrast	Ja, als Warnung	Schriftfarbe anpassen
Überschriften verwendet	Ja, als Tipp	Ebenen ohne Sprünge vergeben
Qualität des Alternativtexts	Nein	Text lesen: beschreibt er, was das Bild zeigt?
Information nur über Farbe	Nein, Microsoft nennt sie als nicht erkennbar	Zusätzlich Text oder Symbol verwenden
Dokumenttitel und Sprache	In der Regelliste finden wir dazu keine Regel	Selbst setzen und im PAC-Bericht kontrollieren

Die Einstufung als Fehler, Warnung oder Tipp stammt aus Microsofts Regelliste. Laut Microsoft fließen die Korrekturen, die Sie nach der Prüfung vornehmen, beim Speichern als PDF in die Tags ein.

Schritt 6: Als PDF speichern

Laut Microsoft Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien kann Word für Microsoft 365 unter Windows, macOS und im Web beim Speichern als PDF automatisch Tags hinzufügen, wenn Sie den unten beschriebenen Weg wählen. Den Weg über „Drucken“ sollten Sie nicht nehmen: Die Bundesfachstelle weist darauf hin, dass dabei je nach Druckertreiber keine oder unzureichende Tags entstehen.

Windows (Microsoft 365, Office 2021, 2019, 2016)

Wählen Sie „Datei“ und dann „Speichern unter“ oder „Kopie speichern“.
Wählen Sie im Dateityp-Menü „PDF (*.pdf)“ und dann „Weitere Optionen...“.
Klicken Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ auf „Optionen“.
Setzen Sie die Häkchen wie in der Tabelle unten und bestätigen Sie mit „OK“.
Speichern Sie die Datei.

Option im Dialog „Optionen“	Einstellung	Begründung
Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit	an	Laut Microsoft ist das Dokument damit mit Bildschirmsprachausgaben einfacher lesbar
Dokumenteigenschaften	an	Übernimmt laut Microsoft die Dokumenteigenschaften wie den Titel in die PDF, die Bundesfachstelle empfiehlt das Häkchen
Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften	an	Erzeugt laut Microsoft Textmarken aus den Überschriften, nach unserer Lesart eine Navigationshilfe in längeren Dokumenten
Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind	aus	Laut Bundesfachstelle ist als Bitmap gespeicherter Text nicht für Bildschirmleseprogramme lesbar

macOS (Microsoft 365)

Drücken Sie Umschalt+Befehl+S oder wählen Sie „Datei“, „Speichern unter“.
Vergeben Sie Name und Speicherort und wählen Sie als Dateiformat „PDF“.
Wählen Sie „Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst)“.
Klicken Sie auf „Exportieren“.

Microsoft schreibt zu dieser Option: „Damit wird sichergestellt, dass die PDF-Datei markiert wird.“ Dafür schickt Word das Dokument laut Microsoft über das Internet an einen Microsoft-Dienst und erhält die fertige Datei sofort zurück. „Der Microsoft-Onlinedienst speichert keinen Ihrer Dateiinhalte auf unseren Servern.“ Prüfen Sie trotzdem, ob Ihre internen Regeln das Hochladen eines Dokuments erlauben. Zwei weitere Hinweise aus der Microsoft-Hilfe zum PDF-Speichern: Der Onlinedienst nutzt nur Schriftarten, für die Microsoft die Rechte hat, und ersetzt andere, sofern sie nicht eingebettet sind. Die Variante für den Druck kann in Word für Mac Hyperlinks unterbrechen.

Word im Web

Wählen Sie „Datei“, „Speichern unter“ und „Als PDF herunterladen“. Diesen Weg nennt Microsoft für barrierefreie PDFs. Den Weg über „Datei“ und „Drucken“ beschreibt Microsoft in der Hilfe zum PDF-Speichern dagegen als Weg zu einer „standardmäßige[n] PDF-Datei“ und verweist für mehr Kontrolle über die Optionen auf die Desktop-App.

Schritt 7: Die PDF mit PAC prüfen

Der PDF Accessibility Checker PAC ist ein kostenloser Download, aktuell PAC 2026.1 in der Version 26.1.0.0 vom 25. März 2026. PAC läuft laut Herstellerseite unter Windows 10 und Windows 11. Arbeiten Sie mit einem Mac, brauchen Sie für die Prüfung also einen Windows-Rechner oder eine Windows-Umgebung.

Öffnen Sie die PDF in PAC und starten Sie die Prüfung. Achten Sie im Bericht besonders auf die Punkte, die Word nicht prüft: Titel, Sprache und die Tags der Überschriften. Wie Sie den Bericht Zeile für Zeile lesen und was Sie zusätzlich von Hand testen, erklärt unser Artikel PDF-Barrierefreiheit prüfen.

Wann Word nicht reicht

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit schreibt: „Microsoft Word (ohne weitere Plug-ins) ermöglicht kein vollständig barrierefreies Exportieren nach PDF /UA.“ Für die vollständige Barrierefreiheit nennt sie eine Nacharbeit, zum Beispiel mit Adobe Acrobat Pro. Nach unserer Lesart ist der Word-Export deshalb die beste Ausgangsbasis, aber kein Ersatz für die Prüfung der fertigen Datei. Meldet PAC Fehler, die Sie in Word nicht beheben können, finden Sie die Reparaturwege in PDF nachträglich barrierefrei machen. Welche weiteren Werkzeuge PDF/UA direkt erzeugen, steht in unserem Überblick zu PDF/UA.

Checkliste vor dem Hochladen

Überschriften mit Formatvorlagen gesetzt, Ebenen ohne Sprünge
Listen mit der Listenfunktion erstellt
Jedes Bild mit Alternativtext oder als dekorativ markiert, KI-Vorschläge gelesen
Tabellen einfach aufgebaut, Kopfzeile aktiviert
Keine wichtigen Informationen nur in Kopf- oder Fußzeile oder nur über Farbe
Dokumenttitel in den Eigenschaften eingetragen, Sprache festgelegt
Barrierefreiheitsprüfung ohne Fehler
Gespeichert über „Speichern unter“ oder „Als PDF herunterladen“, nicht über „Drucken“
Unter Windows: Strukturtags und Dokumenteigenschaften an, Bitmaptext aus
PAC-Bericht ohne offene Fehler

Ihr nächster Schritt

PDFs gehören zu Ihrem Shop, die Seiten selbst aber auch. Der Gratis-Scan prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb automatisch und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. PDF-Dateien prüft er nicht, und wie jeder automatische Test findet er nur einen Teil der Barrieren. Für Ihre PDFs bleibt PAC das Werkzeug der Wahl.

Stand: 26.10.2026. Quellen gelesen am 26.10.2026.