Ratgeber

Barrierefreie PDF kostenlos erstellen: mit LibreOffice und PAC statt Acrobat

Veröffentlicht am 27. Oktober 2026

Eine barrierefreie PDF erstellen Sie kostenlos mit LibreOffice Writer: Sie gliedern das Dokument mit Formatvorlagen, geben Bildern Alternativtexte, tragen Titel und Sprache ein und exportieren über Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren mit der Option Barrierefreiheit (PDF/UA). Danach prüfen Sie die Datei mit dem ebenfalls kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC), der unter Windows läuft; Acrobat brauchen Sie dafür nicht, solange Sie die Quelldatei haben oder den Text neu setzen können.

Was PDF/UA verlangt und welche PDFs in Ihrem Shop betroffen sind, steht im Überblick PDF/UA im Onlineshop: barrierefreie PDFs erstellen, prüfen und reparieren. Arbeiten Sie ohnehin mit Word, folgen Sie unserer Anleitung für barrierefreie PDFs aus Word; dieser Artikel wiederholt sie nicht. Hier geht es um die Wege, die nichts kosten, und um ihre Grenzen. Die Menünamen stammen aus der deutschen LibreOffice-Hilfe für die Version 26.8; ältere Versionen benennen einzelne Einträge anders.

Ihre Ausgangslage, Ihr kostenloser Weg

Die Einordnungen in der Tabelle sind unsere Empfehlung; die Belege zu jedem Werkzeug stehen in den Abschnitten unten.

Warum LibreOffice der kostenlose Hauptweg ist

LibreOffice kostet nichts: Die Herausgeber schreiben, LibreOffice biete Zugang zu den Programmen „at no cost to you“ (libreoffice.org). Es gibt LibreOffice laut Downloadseite für Windows (ab Windows 10), macOS und Linux. Die Downloadseite empfiehlt Unternehmen und eher konservativen Nutzern die ältere der beiden aktuellen Reihen, am 27.10.2026 die Version 26.2.6.

Entscheidend ist der Export. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit schreibt, dass LibreOffice ohne Zusatzprogramm ein vollständig barrierefreies PDF nach PDF/UA-Standard erzeugen kann, während Microsoft Word „(ohne weitere Plug-ins)“ das laut derselben Seite nicht ermöglicht. Nach unserer Lesart heißt „kann“: Das Werkzeug ist dazu in der Lage, wenn das Dokument sauber aufgebaut ist. Ein schlecht gegliedertes Dokument wird durch den Export nicht barrierefrei.

Schritt für Schritt in LibreOffice Writer

Schritt 1: Überschriften und Listen mit Formatvorlagen

Geben Sie jeder Überschrift die Absatzvorlage „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und so weiter, ohne Ebenen zu überspringen. Die Barrierefreiheitsprüfung von LibreOffice meldet, wenn auf „Überschrift 1“ direkt „Überschrift 3“ folgt. Aufzählungen und nummerierte Schritte legen Sie mit der Listenfunktion an; von Hand getippte „1.“, „2.“ meldet die Prüfung ebenfalls.

Fett und groß gesetzter Text ist nach unserer Lesart keine Überschrift. Die Prüfung sucht laut Hilfe auch nach direkter Formatierung, die zusätzliche Bedeutung trägt.

Tipp für die Lesezeichen: Die Exportoption „Gliederung exportieren“ macht laut LibreOffice-Hilfe Überschriften zu PDF-Lesezeichen, aber nur Absätze mit einer Gliederungsebene. Die Standardvorlage „Titel“ hat laut Hilfe keine Gliederungsebene und erscheint deshalb nicht als Lesezeichen. Nehmen Sie für die Hauptüberschrift im Dokument deshalb „Überschrift 1“.

Schritt 2: Alternativtexte für Bilder

Markieren Sie das Bild und wählen Sie Format > Alternativer Text… (LibreOffice-Hilfe, Alternativer Text). Der Dialog hat drei Felder:

• Text: eine kurze Beschreibung des Wesentlichen für jemanden, der das Bild nicht sieht.
• Alternativer Text: eine längere Beschreibung für komplexe Abbildungen, etwa ein Diagramm.
• Dekorativ: markiert das Bild als reine Gestaltung, die Hilfstechnologien übergehen können. Nehmen Sie das für Schmucklinien, Hintergründe und wiederholte Logos.

Laut Hilfe werden beide Texte mit einem passenden Tag in die PDF exportiert; sie erinnert dabei daran, beim Export die PDF/UA-Option zu aktivieren. Wie gute Alternativtexte für Produktbilder, Maßskizzen und Logos aussehen, ist eine eigene Frage; die Prüfung von LibreOffice sieht nur, ob ein Text da ist, nicht, ob er passt.

Schritt 3: Tabellen mit Kopfzeile, ohne verbundene Zellen

Legen Sie Tabellen über Tabelle > Tabelle einfügen… (Strg+F12) an und aktivieren Sie im Dialog Überschrift; unter Kopfzeilen legen Sie fest, wie viele Zeilen zum Tabellenkopf gehören (LibreOffice-Hilfe, Tabelle einfügen). Bei einer bestehenden Tabelle finden Sie unter Tabelle > Eigenschaften…, Register Textfluss, die Option Kopfzeile wiederholen und die Angabe, wie viele Zeilen in den Tabellenkopf gehören (Hilfe, Textfluss).

Vermeiden Sie geteilte und verbundene Zellen; die Barrierefreiheitsprüfung meldet sie. Ob die Kopfzellen in der PDF wirklich als Kopfzellen ankommen, sagt die Hilfe nicht. Kontrollieren Sie das nach dem Export in PAC (Schritt 7). Mehr zu Tags und Tabellenstruktur in PDFs erklärt der Ratgeber PDF-Tagging.

Schritt 4: Titel und Sprache

Titel: Wählen Sie Datei > Eigenschaften…, Register Beschreibung, und tragen Sie im Feld Titel einen sprechenden Titel ein, etwa „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ statt „agb_final2“. Laut LibreOffice-Hilfe wird der Titel als PDF-Dokumenteigenschaft exportiert.

Sprache: Laut LibreOffice-Hilfe zur Sprachauswahl legen Sie sie auf drei Ebenen fest:

1. Für das ganze Dokument: Extras > Optionen…, Sprachen und Gebietsschemata > Allgemein, Standardsprache der Dokumente wählen; mit Nur für das aktuelle Dokument gilt sie nur für diese Datei. Am Mac heißt der Menüeintrag LibreOffice > Einstellungen.
2. Für eine Absatzvorlage: Rechtsklick in einen Absatz, Absatzvorlage bearbeiten, Register Schrift, Sprache wählen.
3. Für einzelne Wörter oder Zitate in einer anderen Sprache: Text markieren, Format > Zeichen…, Register Schrift, Sprache wählen.

Die Zuweisung am Text hat laut Hilfe Vorrang vor der Absatzvorlage, diese vor der Dokumentsprache.

Schritt 5: Barrierefreiheitsprüfung in LibreOffice

Starten Sie Extras > Prüfung der Barrierefreiheit… oder drücken Sie Alt+8. Die Seitenleiste listet jeden Fund; ein Doppelklick springt zur Stelle, die Schaltfläche Beheben zeigt passende Befehle (LibreOffice-Hilfe). Was die Prüfung abdeckt und was Sie selbst ansehen:

Die linke Spalte gibt die Prüfpunkte der LibreOffice-Hilfe wieder; die beiden letzten Zeilen sind unsere Ergänzung.

Schritt 6: Als PDF/UA exportieren

1. Wählen Sie Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren…. Die Bundesfachstelle rät ausdrücklich, weder über Drucken noch über das Symbol Direkt als PDF exportieren zu gehen.
2. Setzen Sie im Register Allgemein das Häkchen bei Barrierefreiheit (PDF/UA). Die Bundesfachstelle und die Hilfeseite zur Barrierefreiheitsprüfung nennen die Option „Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)“; je nach Version steht das eine oder das andere im Dialog. Laut LibreOffice-Hilfe wird damit Indiziertes PDF (die Tags) automatisch aktiviert und lässt sich nicht abschalten.
3. Aktivieren Sie Gliederung exportieren, damit Ihre Überschriften als Lesezeichen erscheinen.
4. Aktivieren Sie im Register Benutzeroberfläche die Option Dokumenttitel anzeigen. Laut LibreOffice-Hilfe zeigt der PDF-Betrachter dann den Dokumenttitel in seiner Titelleiste.
5. Klicken Sie auf Exportieren. Findet die Barrierefreiheitsprüfung noch Probleme, warnt LibreOffice und bietet an, fortzufahren oder die Fehler anzusehen. Die Bundesfachstelle rät, die Fehler zuerst zu beheben.

Tipp gegen das Problem „keine Quelldatei“: Die Option Hybrid-PDF (eingebettete ODF-Datei) speichert laut LibreOffice-Hilfe die bearbeitbare LibreOffice-Datei in der PDF mit. In PDF-Betrachtern verhält sich die Datei wie eine normale PDF, in LibreOffice bleibt sie voll bearbeitbar. Wenn Sie AGB oder Preislisten regelmäßig ändern, sparen Sie sich damit nach unserer Einschätzung die spätere Suche nach der Quelldatei. Weil die PDF dann zusätzlich die LibreOffice-Datei enthält, wird sie nach unserer Einschätzung größer.

Schritt 7: Mit PAC prüfen

Der PDF Accessibility Checker (PAC) ist ein kostenloser Download. Aktuell ist PAC 2026.1 (Version 26.1.0.0) vom 25. März 2026. Systemvoraussetzungen laut Hersteller: Windows 10 oder Windows 11 und Microsoft .NET Framework ab Version 4.8; die Installationsdatei ist etwa 121 MB groß. Laut PAC-FAQ läuft PAC mit den Rechten des angemeldeten Benutzers und braucht dafür keine erhöhten Rechte, ist auch gewerblich kostenlos, solange Sie Punkt 7.2 der AGB einhalten, und greift nicht auf das Internet zu; Ihre Dokumente verlassen den Rechner also nicht.

1. PAC installieren und starten.
2. Die PDF öffnen und die Prüfung starten.
3. Im zusammenfassenden Bericht ablesen, ob PDF/UA und WCAG bestanden sind. Welche Ansichten PAC danach bietet, beschreibt die Kurzanleitung von PAC. Hinweise aus den Qualitäts- und KI-Prüfungen bewerten Sie einzeln.
4. Fehler im Detail-Bericht ansehen, dann in LibreOffice beheben und neu exportieren.
5. In der Screenreader-Vorschau Lesereihenfolge, Überschriften, Alternativtexte und die Kopfzellen Ihrer Tabellen kontrollieren.

Grüne Haken bedeuten laut PAC-FAQ nur, dass alle automatisch prüfbaren Anforderungen erfüllt sind. Wie Sie den Bericht Meldung für Meldung lesen und was Sie von Hand prüfen, steht im Ratgeber PDF-Barrierefreiheit prüfen.

Am Mac: Laut PAC-FAQ gibt es zurzeit keine Mac-Version. Eine kostenlose Alternative für die formale Prüfung ist veraPDF, das laut Installationsanleitung unter Windows, Linux und macOS läuft. Installer und Programm sind laut Anleitung eine Java-Datei; nach unserer Lesart brauchen Sie deshalb eine installierte Java-Laufzeitumgebung. Bei PDF/UA prüft veraPDF laut Dokumentation nur die maschinell prüfbaren Punkte. Eine Screenreader-Vorschau wie PAC hat es nicht; für diesen Teil brauchen Sie einen Windows-Rechner.

Word-Datei ohne Word: in LibreOffice weiterarbeiten

Haben Sie nur eine Word-Datei, aber keine Word-Lizenz, öffnen Sie sie in LibreOffice. Die LibreOffice-Hilfe zur Konvertierung sagt, dass aktuelle Versionen von LibreOffice Word-Dateien im Format docx laden und speichern können, nennt aber Elemente, die anders oder gar nicht unterstützt werden und Nacharbeit brauchen können: unter anderem Tabellen, Rahmen und mehrspaltige Formatierung, Inhaltsverzeichnisse, Hyperlinks und Textmarken, OLE-Objekte und einige Formularelemente. Gehen Sie nach dem Öffnen deshalb die Schritte 1 bis 5 vollständig durch, bevor Sie exportieren.

Haben Sie Word, zeigt unsere Anleitung für Word den Export mit Strukturtags. Brauchen Sie ein vollständiges PDF/UA, ohne ein Plug-in zu kaufen, ist nach unserer Einschätzung der Weg über LibreOffice der kostenlose, mit der Nacharbeit aus dem Absatz oben.

Google Docs: was belegt ist

Google hat am 6. Dezember 2024 angekündigt, die Tags in PDFs aus Google Docs zu verbessern: „we’ve improved tagging for paragraphs, headings, hyperlinks, image alt text, and lists“ (Google Workspace Updates). Laut Ankündigung gilt das für alle Workspace-Kunden und für private Google-Konten. Den Download beschreibt die Google-Hilfe als Datei > Herunterladen mit Auswahl des Dateityps.

Was wir nicht belegen konnten: Tabellen, Dokumenttitel und Sprache nennt die Ankündigung nicht, eine PDF/UA-Option und eine eingebaute Barrierefreiheitsprüfung finden wir in den gelesenen Google-Quellen nicht. Für große Dokumente nennt die Google-Hilfe als Alternative den Weg über Drucken und Als PDF speichern; nach unserer Einschätzung sollten Sie diesen Weg für barrierefreie PDFs meiden, weil die Bundesfachstelle beim Drucken in eine PDF vor fehlenden oder unzureichenden Tags warnt. Unser Rat: PDF aus Google Docs herunterladen und mit PAC prüfen. Meldet PAC Fehler bei Tabellen, Titel oder Sprache, übernehmen Sie den Text in LibreOffice und exportieren dort.

Grenzen: was ohne Acrobat nicht geht

• Eine fertige PDF ohne Quelldatei reparieren: Kein kostenloses Werkzeug in diesem Artikel bearbeitet die Tags einer bestehenden PDF. PAC ist laut Hersteller ein Prüfwerkzeug; eine Funktion zum Reparieren nennen die gelesenen PAC-Seiten nicht. Ohne Acrobat bleibt der Neusatz: Text aus der PDF kopieren, in Writer neu gliedern, exportieren. Wann sich das lohnt und wie die Reparatur in Acrobat Pro abläuft, steht in PDF barrierefrei machen.
• Herstellerdatenblätter und fremde Layouts: Ein Neusatz verändert das Aussehen. Muss das Layout gleich bleiben, kommen Sie ohne Acrobat Pro oder Dienstleister nicht weiter.
• Eingescannte Seiten: Ohne Texterkennung gibt es keinen Text, den LibreOffice gliedern könnte. Erst Text gewinnen, dann neu setzen.
• Inhaltliche Fragen: Ob Alternativtexte treffen und die Reihenfolge Sinn ergibt, beurteilt weder LibreOffice noch PAC. Das bleibt Ihre Sichtprüfung.

Checkliste: kostenlose barrierefreie PDF

Vorbereitung

• LibreOffice installiert; PAC auf einem Windows-Rechner installiert (oder veraPDF am Mac plus Zugang zu Windows für die Sichtprüfung)
• Quelldatei vorhanden oder Text für den Neusatz kopiert

Im Dokument

• Hauptüberschrift als „Überschrift 1“, Unterüberschriften ohne Sprung
• Listen mit der Listenfunktion, keine getippten Ziffern oder Striche
• Jedes informative Bild mit Alternativtext, Schmuckbilder als Dekorativ
• Tabellen mit Überschrift und Kopfzeilen, ohne verbundene oder geteilte Zellen
• Linktexte beschreibend, nicht die nackte Adresse
• Keine Information nur über Farbe oder Fettdruck
• Titel unter Datei > Eigenschaften… > Beschreibung
• Dokumentsprache gesetzt, fremdsprachige Stellen eigens markiert
• Extras > Prüfung der Barrierefreiheit… ohne offene Funde

Beim Export

• Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren…, nicht Drucken, nicht das Direkt-Symbol
• Barrierefreiheit (PDF/UA) an
• Gliederung exportieren an
• Dokumenttitel anzeigen im Register Benutzeroberfläche an
• Optional Hybrid-PDF an, wenn Sie die Datei später ändern wollen
• Warnungen beim Export zuerst beheben

Nach dem Export

• PAC: PDF/UA und WCAG ohne Fehler
• Screenreader-Vorschau: Reihenfolge, Überschriften, Alternativtexte, Tabellenköpfe stimmen
• Titel erscheint in der Fensterleiste statt des Dateinamens
• Geprüfte PDF, Quelldatei und PAC-Bericht zusammen ablegen

Ihr nächster Schritt

Ihre PDFs erstellen und prüfen Sie mit LibreOffice und PAC wie oben beschrieben. Für die Seiten Ihres Shops gibt es den Gratis-Scan: Der Gratis-Scan prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. PDF-Dateien prüft er nicht, und wie jeder automatische Test findet er nur einen Teil der Barrieren.

Stand: 27.10.2026. Quellen gelesen am 27.10.2026.