Ratgeber

Preislisten und Kataloge barrierefrei als PDF

Veröffentlicht am 20. Oktober 2026

Ein Katalog oder eine Preisliste als PDF ist barrierefrei, wenn die Datei getaggt ist, ein Screenreader die Spalten in der richtigen Reihenfolge liest, Preise als echter Text in Tabellen mit Kopfzellen stehen, Produktbilder einen Alternativtext haben und Schmuckelemente, Kopfzeilen und Seitenzahlen als Artefakt aus dem Lesefluss genommen sind. Für die meisten kleinen Shops ist der bessere Weg aber, Produkte und Preise auf den Produktseiten zu zeigen und den PDF-Katalog nur als zusätzliche Datei anzubieten; ein Katalog, der vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht und seitdem nicht geändert wurde, fällt nach unserer Lesart wahrscheinlich unter die Ausnahme für Altbestände.

Was PDF/UA verlangt, wie Sie aus Word, LibreOffice oder InDesign mit Tags exportieren und welche Shop-PDFs das Gesetz erfasst, steht im Ratgeber PDF/UA im Onlineshop: barrierefreie PDFs erstellen, prüfen und reparieren. Für einzelne Produktdaten gibt es den Ratgeber Produktdatenblätter barrierefrei machen: HTML, PDF oder beides?. Dieser Ratgeber kümmert sich um das, was Kataloge und Preislisten schwierig macht: viele Seiten, mehrere Spalten, viele Bilder und lange Preistabellen. Am Ende finden Sie eine Checkliste und einen Auftragstext für Ihre Grafikerin, Ihre Agentur oder Ihren Dienstleister.

Katalog als PDF, Produktseiten oder beides?

Die Spalte „Empfehlung“ ist unsere Einschätzung, keine gesetzliche Vorgabe.

Ein Grund spricht fast immer für die Produktseiten: Informationen über die Funktionsweise der Dienstleistung müssen nach § 12 Nr. 2 Buchst. e BFSGV in Textformaten bereitstehen, aus denen sich alternative assistive Formate erzeugen lassen. Ob ein Katalog zu diesen „Informationen über die Funktionsweise der Dienstleistung“ gehört, sagt die Verordnung nicht ausdrücklich. Nach unserer Lesart liegt es bei Preisen und Lieferbedingungen nahe. Stehen dieselben Angaben barrierefrei im Shop, hängt nicht alles an der PDF.

Was für alte Kataloge und Preislisten gilt

§ 1 Abs. 4 BFSG nimmt unter anderem „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden“ aus (Nr. 2) und Inhalte, „die als Archive gelten, da ihre Inhalte nach dem 28. Juni 2025 weder aktualisiert noch überarbeitet werden“ (Nr. 5). Ob eine PDF ein Dateiformat von Büro-Anwendungen ist, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich; der Ratgeber zu PDF/UA geht davon aus, und wir folgen dem hier.

Bei Katalogen stellt sich vor allem die Frage, wann eine Datei als neu veröffentlicht gilt. Nach unserer Lesart des Wortlauts:

Für ein Katalogarchiv empfehlen wir: Beschriften Sie die Seite klar als Archiv, nennen Sie bei jeder Datei Ausgabe und Datum, und verlinken Sie die aktuelle, barrierefreie Ausgabe oder die Produktseiten an erster Stelle. So sucht niemand im alten Katalog nach aktuellen Preisen.

Preislisten für Händler: Das BFSG gilt nach § 1 Abs. 3 BFSG für Dienstleistungen, „die für Verbraucher nach dem 28. Juni 2025 erbracht werden“, darunter Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr (Nr. 5). Nach unserer Lesart ist eine Händlerpreisliste, die nur gewerbliche Kunden nach einer Freischaltung erhalten, davon nicht erfasst. Liegt dieselbe Datei frei zugänglich im Shop, den auch Verbraucher nutzen, behandeln Sie sie wie jeden anderen Katalog.

Mehrspaltige und bildlastige Kataloge: sieben Schritte

Die Schritte gelten für die Vorbereitung in InDesign ebenso wie für die Kontrolle der fertigen PDF. Das Handbuch des Bundesumweltministeriums zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente (Stand November 2023) ist die Grundlage für die Menüwege; die W3C-Techniken für PDF sind bei jedem Schritt verlinkt. Wie Sie danach mit PAC prüfen, steht im Ratgeber PDF Barrierefreiheit prüfen: PAC-Bericht lesen, Checkliste und Prüfprotokoll.

1. Lesereihenfolge über Spalten und Seiten festlegen

Ein Katalog hat selten eine einzige Textspalte. Neben dem Fließtext stehen Produktkästen, Preise, Bildunterschriften und Hinweiskästen. Ohne korrekte Struktur liest ein Screenreader laut W3C unter Umständen von oben nach unten quer über beide Spalten, als wäre es eine Spalte (PDF3: Ensuring correct tab and reading order in PDF documents, gelesen am 20.10.2026). Das Kriterium dahinter ist WCAG 1.3.2 Bedeutungstragende Reihenfolge: Wenn die Reihenfolge die Bedeutung beeinflusst, muss eine korrekte Lesereihenfolge programmatisch ermittelbar sein.

So gehen Sie vor:

1. Reihenfolge auf Papier festlegen. Legen Sie für eine typische Doppelseite fest, was zuerst gelesen werden soll. Beispiel: Kategorieüberschrift, Einleitungstext, dann jedes Produkt als Einheit aus Name, Bild, Beschreibung, Artikelnummer und Preis, zuletzt Hinweiskästen.
2. In InDesign umsetzen. Das BMUV-Handbuch (Kapitel 5.2) empfiehlt, die logische Reihenfolge schon im InDesign-Dokument festzulegen, zum Beispiel mit dem Artikelwerkzeug beziehungsweise über die Option „Für Leserichtung in PDF mit Tags“.
3. In Word oder LibreOffice: Laut PDF3 ergeben Spalten, die mit dem Spaltenwerkzeug von Word oder OpenOffice Writer angelegt sind, beim Export als getaggte PDF in der Regel die richtige Reihenfolge. Spalten aus Leerzeichen, Tabulatoren oder frei verteilten Textfeldern ergeben nach unserer Erfahrung keine verlässliche Reihenfolge.
4. In der fertigen PDF korrigieren. Komplexe Layouts kommen laut PDF3 nicht immer in der richtigen Reihenfolge an. Dann verschieben Sie die Tags in Acrobat Pro im Tags-Fenster an die richtige Stelle.

2. Produktbilder: Alternativtext oder Artefakt

Für Kataloge ist die Frage, welches Bild etwas aussagt, wichtiger als bei fast jedem anderen Dokument. Bilder mit relevantem Inhalt brauchen einen Alternativtext, dekorative Elemente werden als Artefakt gekennzeichnet (BMUV-Handbuch, Kapitel 5.3; W3C-Techniken PDF1 und PDF4).

Die Beispiele sind erfunden. Das BMUV-Handbuch rät zudem, im Alternativtext nicht zu wiederholen, was schon in der Bildunterschrift oder im Fließtext steht, und einleitende Worte wie „Das Bild zeigt“ wegzulassen (Kapitel 4.3.2, S. 32 bis 33).

3. Preise, Artikelnummern und Rabatte als Text

In Katalogen stecken Preise oft in Grafiken: ein Preisschild als Bild, ein Störer mit „minus 20 Prozent“, eine eingescannte Preisliste. Das verstößt gegen WCAG 1.4.5 Bilder von Text (Stufe AA), nach dem Text statt Bildern von Text verwendet wird, wenn die Technik die Darstellung erlaubt; ausgenommen sind nur anpassbare Darstellungen, Fälle, in denen eine bestimmte Darstellung wesentlich ist, und Logos.

• Preisschild und Störer als Textrahmen mit Hintergrundform setzen, nicht als platzierte Grafik.
• Streichpreise nie nur durch die Durchstreichung kennzeichnen, sondern mit Wörtern: „statt 49,90 Euro jetzt 39,90 Euro“. Was nur durch die Gestaltung vermittelt wird, muss nach WCAG 1.3.1 Info und Beziehungen auch programmatisch ermittelbar oder als Text vorhanden sein.
• Fußnoten und Sternchen bei Preisen, etwa „zzgl. Versand“, in der Lesereihenfolge direkt hinter den Preis oder ans Ende des Abschnitts legen.
• Eingescannte Preislisten neu setzen. Ein Bild einer Seite ohne Text erfüllt die Textform aus § 12 Nr. 2 Buchst. e BFSGV nicht.

4. Preistabellen richtig anlegen

Eine Preisliste ist fast immer eine Tabelle. Damit ein Screenreader zu jedem Preis die passende Spalte nennt, braucht die Tabelle die Tags Table, TR, TH und TD; Zellen über mehrere Zeilen oder Spalten bekommen die Attribute RowSpan oder ColSpan (PDF6: Using table elements for table markup in PDF Documents, gelesen am 20.10.2026). In InDesign legen Sie die Überschriftenzellen als Tabellenkopf an (BMUV-Handbuch, Kapitel 5.1). In Acrobat Pro geben Sie im Tabellen-Editor bei Kopfzellen zusätzlich den Umfang an, mit den Einstellungen Spalte, Zeile, Beides oder Keines (BMUV-Handbuch, S. 45).

So sieht eine einfache Preistabelle aus:

Beispielwerte, keine echten Produkte.

Regeln, die bei Preislisten oft verletzt werden:

1. Eine Tabelle je Kategorie statt einer Riesentabelle mit Zwischenüberschriften als Tabellenzeile. Die Kategorie wird eine echte Überschrift über der Tabelle.
2. Die Einheit in die Kopfzelle, etwa „Preis in Euro“, oder in jede Zelle; nicht nur einmal in einer Fußnote.
3. Keine leeren Zellen für „gleich wie oben“. Schreiben Sie den Wert in jede Zeile. Bleiben Zellen leer, müssen laut PDF6 unter Umständen leere TD-Zellen ergänzt werden, damit jede Zeile oder Spalte gleich viele Zellen hat.
4. Keine Layout-Tabellen. Produktkästen, die nur nebeneinander stehen, sind keine Datentabelle und gehören nicht in Tabellen-Tags.
5. Tabellen über mehrere Seiten in der Screenreader-Vorschau von PAC prüfen. Unsere Empfehlung: Die Kopfzeile soll die Spalten benennen und nicht auf jeder Folgeseite als neue Datenzeile vorgelesen werden.

5. Kopfzeilen, Seitenzahlen und Hintergründe als Artefakt

Kataloge wiederholen auf jeder Seite dasselbe: Logo, Kategoriename im Seitenkopf, Seitenzahl, Kontaktzeile. Das BMUV-Handbuch (Kapitel 4.2.3, S. 28 bis 29) nennt Trennlinien, Rahmenlinien, Schmuckbilder und sich wiederholende Kopf- und Fußzeilen wie Seitenzahlen, Firmennamen oder Logos als Inhalte, die als Artefakt ausgezeichnet werden sollten, und betont: Nach PDF/UA müssen alle Inhalte entweder getaggt oder als Artefakt ausgezeichnet sein. In Acrobat Pro geht das per Rechtsklick auf das Tag im Tags-Fenster mit „Tag in außertextliches Element ändern“ oder mit dem Leserichtungs-Werkzeug und der Schaltfläche „Hintergrund/Artefakt“. In InDesign weisen Sie solchen Elementen über die Absatzformate gleich beim Export das Artefakt zu (Kapitel 5.1).

6. Lesezeichen und Inhaltsverzeichnis

Wer einen Katalog mit 80 Seiten nur von vorn nach hinten hören kann, gibt auf. Lesezeichen helfen laut W3C, in langen Dokumenten Inhalte zu finden; die Technik empfiehlt außerdem, das Lesezeichen-Fenster beim Öffnen anzuzeigen (PDF2: Creating bookmarks in PDF documents, gelesen am 20.10.2026). Das BMUV-Handbuch verlangt für alle strukturierten Dokumente mit mehr als zwei Seiten eine Prüfung von Hand, ob Lesezeichen vorhanden sind und einen Überblick geben (Kapitel 7.3.5, S. 65). In Acrobat Pro können Sie Lesezeichen direkt aus der Tag-Struktur erzeugen.

Unsere Empfehlung für Kataloge: ein Lesezeichen je Kategorie, darunter je Produktgruppe, und ein verlinktes Inhaltsverzeichnis auf Seite 2.

7. Bestelllinks und Dokumenttitel

Viele Kataloge verweisen auf den Shop. Links müssen in InDesign als aktive Hyperlinks angelegt werden (BMUV-Handbuch, Kapitel 5.4), und ihr Text sagt, wohin er führt: „Gartenstuhl Linde im Shop ansehen“ statt einer nackten Adresse oder „Hier bestellen“. Setzen Sie außerdem in den Dokumenteigenschaften einen Titel wie „Katalog Gartenmöbel Frühjahr 2026“; PDF/UA verlangt den Titel in den Metadaten, wie der Ratgeber zu PDF/UA zeigt.

Checkliste: Katalog und Preisliste als PDF

Vor dem Gestalten:

• Entschieden, ob der Katalog überhaupt eine PDF sein muss oder Produktseiten genügen.
• Lesereihenfolge für eine typische Doppelseite schriftlich festgelegt.
• Liste der Bildarten erstellt: Was bekommt einen Alternativtext, was wird Artefakt?
• Preise, Rabatte und Siegel als Text geplant, nicht als Grafik.

In der Datei:

• Getaggt exportiert, nicht über „Drucken als PDF“.
• Dokumenttitel und Sprache in den Eigenschaften gesetzt.
• Kategorien und Produktgruppen als Überschriften ausgezeichnet.
• Jede Preistabelle mit Kopfzeile, Einheit in der Kopfzelle, keine leeren Zellen für Wiederholungen.
• Produktfotos mit kurzem Alternativtext, Stimmungsbilder und Hintergründe als Artefakt.
• Kopfzeile, Seitenzahl und Logo auf den Folgeseiten als Artefakt.
• Streichpreise und Fußnoten in Worten, in der richtigen Lesereihenfolge.
• Lesezeichen je Kategorie, Inhaltsverzeichnis mit Links.
• Links mit sprechendem Text.

Prüfen:

• Der PDF Accessibility Checker (PAC) meldet keine Fehler.
• In der Screenreader-Vorschau von PAC mindestens die erste Doppelseite, eine Seite mit Preistabelle und die letzte Seite durchgehört: Reihenfolge, Preise, Bildtexte stimmen.
• Die Preise im Katalog stimmen mit denen im Shop überein.

Im Shop:

• Der Link zur Datei nennt Inhalt und Format, etwa „Katalog Gartenmöbel Frühjahr 2026 (PDF, 80 Seiten)“.
• Ausgaben von vor dem 28.06.2025 stehen auf einer als Archiv beschrifteten Seite und werden nicht mehr geändert.

Auftragstext an Grafikerin, Agentur oder Dienstleister

Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an. Der Text ist eine Vorlage, keine rechtliche Formulierung.

Betreff: Barrierefreie PDF für [Katalog oder Preisliste, Ausgabe]

Guten Tag [Name],

für unseren Onlineshop brauchen wir [den Katalog, die Preisliste] [Ausgabe] als barrierefreie PDF, die auch mit Screenreader nutzbar ist. Bitte liefern Sie die Datei mit diesen Eigenschaften:

1. PDF/UA-1, vollständig getaggt, mit Dokumenttitel „[Titel]“ und Sprache Deutsch in den Eigenschaften.
2. Lesereihenfolge je Seite wie in der beigefügten Skizze: [Reihenfolge, etwa Überschrift, Einleitung, Produkt für Produkt, Hinweiskasten].
3. Kategorien als Überschriften, Produktgruppen als Unterüberschriften, dazu Lesezeichen in derselben Gliederung und ein verlinktes Inhaltsverzeichnis.
4. Alle Preise, Artikelnummern, Rabatte und Siegel als echter Text, nicht als Grafik; Streichpreise zusätzlich in Worten.
5. Preistabellen als echte Tabellen mit Kopfzeile und Umfang der Kopfzellen, ohne verbundene oder leere Zellen.
6. Produktfotos mit Alternativtext nach unserer Liste [Liste beifügen]; Hintergründe, Schmuckbilder, Kopfzeilen, Seitenzahlen und wiederholte Logos als Artefakt.
7. Links zum Shop als aktive Hyperlinks mit sprechendem Linktext.
8. Mit der Datei: der Prüfbericht aus dem PDF Accessibility Checker (PAC) ohne Fehler und eine kurze Bestätigung, dass Lesereihenfolge und Alternativtexte von einem Menschen in der Screenreader-Vorschau kontrolliert wurden.
9. Die offene InDesign-Datei mit den Absatzformaten und der festgelegten Reihenfolge, damit die nächste Ausgabe darauf aufbauen kann.

Bitte sagen Sie uns vorab, ob Sie das umsetzen können und wie Sie die Barrierefreiheit prüfen.

Freundliche Grüße [Ihr Name, Shop, Kontakt]

Punkt 9 ist für Kataloge der wichtigste: Wer die vorbereitete Quelldatei behält, muss bei der nächsten Saison nicht wieder von vorn anfangen. Haben Sie keine Quelldatei mehr, zeigt der Ratgeber PDF barrierefrei machen: Reparatur in Acrobat Pro, Neusatz oder Dienstleister, welche Wege es gibt.

Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei den offenen Fällen, etwa Herstellerkatalogen oder Händlerpreislisten, klären Sie Ihren Fall im Zweifel mit der Bundesfachstelle Barrierefreiheit oder einer Anwältin oder einem Anwalt.

Ihr nächster Schritt

Wenn Ihre Produktseiten die Hauptquelle für Produkte und Preise sind, beginnt die Prüfung dort. Der kostenlose Scan prüft Ihre Startseite, eine Produktseite und den Warenkorb automatisch gegen die WCAG-Regeln, ohne Konto, und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. Ein automatischer Scan findet nur einen Teil der Barrieren, und Ihre Kataloge als PDF prüft er nicht; dafür nehmen Sie PAC und die Checkliste oben.

Stand: 20.10.2026. Quellen gelesen am 20.10.2026.