Ratgeber

PDF/UA im Onlineshop: barrierefreie PDFs erstellen, prüfen und reparieren

Veröffentlicht am 14. Oktober 2026

PDF/UA ist die internationale Norm ISO 14289 für barrierefreie PDFs: Eine PDF erfüllt sie nur, wenn sie unter anderem vollständig getaggt ist, eine logische Lesereihenfolge hat, Bilder Alternativtexte tragen, alle Schriften eingebettet sind und der Dokumenttitel in den Metadaten steht. Ob Ihre Shop-PDFs das schaffen, prüfen Sie kostenlos mit dem PDF Accessibility Checker (PAC), und die Bedeutungsfragen, die keine Software beurteilen kann, prüfen Sie danach selbst mit dessen Screenreader-Vorschau.

Dieser Ratgeber zeigt, welche PDFs in einem Onlineshop betroffen sind, wie Sie sie aus Word, LibreOffice oder InDesign erzeugen, wie Sie sie prüfen und welche Fehler Sie wo beheben.

Was PDF/UA ist

PDF/UA steht für „PDF Universal Accessibility“. Die Norm hat zwei Teile:

In Deutschland gibt es Teil 1 als DIN ISO 14289-1:2016-12. Auf genau diese Ausgabe verweist auch die Bundesfachstelle Barrierefreiheit. Die Normen selbst sind kostenpflichtig. Für die Arbeit im Shop brauchen Sie sie nicht, denn die Prüfwerkzeuge und Handbücher unten setzen sie um.

Das Handbuch des Bundesumweltministeriums zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente (Stand November 2023) nennt die Voraussetzungen, die jede PDF/UA-1-Datei erfüllen muss:

• Das Dokument ist getaggt, hat also eine Strukturebene mit Überschriften, Absätzen, Listen, Tabellen und Abbildungen.
• Alle verwendeten Schriften sind eingebettet.
• Bestimmte Optionen für Ebenen sind nicht erlaubt.
• Externe Inhalte sind nicht erlaubt.
• Der Dokumenttitel steht in den Metadaten.

PDF/UA und WCAG 2.2

PDF/UA und die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) beantworten verschiedene Fragen. PDF/UA regelt die Technik der Datei: ob ein Screenreader die Struktur überhaupt lesen kann. Die WCAG regeln, ob der Inhalt zugänglich ist, etwa ob Kontraste reichen oder Linktexte verständlich sind. Die Macher von PAC beschreiben PDF/UA deshalb als ergänzende Norm zu den WCAG 2.2, und PAC prüft beides.

Als technischen Maßstab für Ihren Shop nennt die Bundesfachstelle die europäische Norm EN 301 549. Eine gesetzliche Vermutung, dass Sie die Anforderungen erfüllen, gibt es nach § 4 BFSG erst für harmonisierte Normen, deren Fundstellen im EU-Amtsblatt veröffentlicht sind. Die Anforderungen an Dokumente stehen in Kapitel 10, und das gilt ausdrücklich auch für Dokumente, die man von einer Webseite herunterladen kann. Die geltende Version 3.2.1 verweist auf die WCAG 2.1. Laut der FAQ der Bundesfachstelle zum BFSG ist eine für das BFSG aktualisierte Fassung in Planung, die auf die WCAG 2.2 verweisen wird. Die WCAG 2.2 sind die aktuelle Empfehlung des W3C; laut W3C sind die Kriterien aus 2.1 darin im Wesentlichen unverändert enthalten, ergänzt um neun neue. Wer nach WCAG 2.2 arbeitet, deckt die WCAG 2.1 also im Wesentlichen mit ab.

Welche Version sollten Sie nutzen? Für Shop-PDFs aus Word, LibreOffice oder InDesign ist PDF/UA-1 der praktische Maßstab: Darauf beziehen sich die Exportanleitungen der Bundesfachstelle und das BMUV-Handbuch, und PAC prüft danach. PDF/UA-2 setzt PDF 2.0 voraus.

Welche PDFs in Ihrem Shop betroffen sind

Das BFSG nennt PDFs nicht beim Namen, erfasst sie aber an drei Stellen:

• Die Pflichtinformationen: Nach § 14 Abs. 1 Nr. 2 BFSG müssen Sie die Informationen nach Anlage 3 Nummer 1 in barrierefreier Form zugänglich machen. Laut Anlage 3 BFSG stehen sie in Ihren AGB „oder auf andere deutlich wahrnehmbare Weise“. Stehen diese Angaben in AGB, die Sie als PDF anbieten, muss diese PDF also zugänglich sein.
• Die Textform: Informationen über die Funktionsweise Ihrer Dienstleistung müssen nach § 12 Nr. 2 Buchst. e BFSGV in Textformaten bereitstehen, aus denen Verbraucher alternative assistive Formate erzeugen können. Ein eingescanntes Bild einer Seite ohne Texterkennung erfüllt das nicht.
• Die Marktüberwachung: Nach Anlage 1 Nr. 2 Buchst. b Doppelbuchst. ee BFSG prüft die Behörde in ihrer Stichprobe mindestens ein relevantes abrufbares Dokument je Dienst, falls vorhanden. Die FAQ der Bundesfachstelle zum elektronischen Geschäftsverkehr bestätigt, dass die Prüfung von Dokumenten ausdrücklich vorgesehen ist und die Anforderungen in Abschnitt 10 der EN 301 549 stehen.

Welche Pflichten Ihr Shop darüber hinaus hat, steht im Ratgeber zu den BFSG-Pflichten für Onlineshops. Ob Ihr Unternehmen überhaupt unter das Gesetz fällt, klärt der Ratgeber zur Ausnahme für Kleinstunternehmen.

Ausnahmen für Altbestände

§ 1 Abs. 4 BFSG nimmt drei Arten von Inhalten aus, die für PDFs wichtig sind. Ob eine PDF ein „Dateiformat von Büro-Anwendungen“ im Sinne von Nr. 2 ist, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich; die folgende Einordnung geht davon aus.

• Nr. 2: Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden.
• Nr. 4: Inhalte von Dritten, die Sie weder finanzieren noch entwickeln noch kontrollieren.
• Nr. 5: Inhalte, die als Archiv gelten, weil sie nach dem 28. Juni 2025 weder aktualisiert noch überarbeitet werden.

Nach unserer Lesart des Wortlauts gilt: Eine neue Fassung, die Sie nach dem Stichtag hochladen, wurde nicht vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht. AGB, Preislisten und Versandinformationen ändern sich regelmäßig; mit der ersten geänderten Fassung sollten Sie die Datei deshalb nicht mehr als Ausnahme behandeln.

Entscheidungstabelle für typische Shop-PDFs

Bei den offenen Fällen ist der sichere Weg, die Datei barrierefrei zu machen oder bei der Bundesfachstelle Barrierefreiheit nachzufragen.

Bestandsaufnahme in fünf Schritten

1. Sammeln Sie alle PDF-Links aus Ihrem Shop in einer Tabelle: Fußzeile, Rechtstexte, Produktseiten, Kundenkonto, Bestellbestätigung.
2. Notieren Sie zu jeder Datei das Datum der letzten Veröffentlichung, die Seitenzahl und ob Sie die Quelldatei (Word, InDesign) noch haben.
3. Ordnen Sie jede Datei mit der Entscheidungstabelle oben ein.
4. Fragen Sie bei jeder betroffenen Datei, ob sie eine PDF sein muss. AGB, Widerrufsbelehrung und Versandinformationen lassen sich als normale Seite in Ihrem Shopsystem pflegen. Die Universität Oldenburg empfiehlt das für reine Textinhalte ebenfalls; die Seite fällt dann unter die Prüfung Ihrer Website statt unter PDF/UA.
5. Was als PDF bleibt, erstellen Sie neu aus der Quelldatei oder reparieren Sie wie unten beschrieben.

Barrierefreie PDF erstellen

Die Bundesfachstelle betont, dass Barrierefreiheit am effektivsten beim Erstellen eines Dokuments berücksichtigt wird; nachträgliche Anpassungen seien viel aufwendiger und fehleranfällig. Das gilt für alle drei Wege:

Aus Microsoft Word

Die Grundlage ist ein sauberes Word-Dokument: Überschriften über Formatvorlagen, Alternativtexte für Bilder, Dokumenttitel in den Eigenschaften, keine Fehler mehr in der Word-Prüfung „Barrierefreiheit überprüfen“. Dann exportieren Sie so, wie es die Bundesfachstelle und Microsoft beschreiben:

1. Nicht drucken. Die Funktion „Drucken“ in eine PDF erzeugt je nach Druckertreiber gar keine oder nur unzureichende Tags.
2. Speichern unter oder Exportieren wählen, als Dateityp PDF.
3. Auf Optionen klicken.
4. „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ und „Dokumenteigenschaften“ anhaken.
5. „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ abwählen, denn Bitmap-Schrift kann ein Screenreader nicht lesen.

Das Ergebnis ist eine getaggte PDF, aber noch keine PDF/UA-Datei. Die Bundesfachstelle schreibt, dass Word ohne Zusatzprogramm kein vollständig barrierefreies Exportieren nach PDF/UA ermöglicht, und das BMUV-Handbuch sagt dasselbe auch für das Acrobat-Plug-in PDFMaker. Nacharbeit, etwa in Adobe Acrobat Pro, oder ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm für Word bleibt nötig.

Aus LibreOffice

Hier ist der Weg kürzer. Laut Bundesfachstelle erzeugt das kostenlose LibreOffice mit Bordmitteln eine PDF nach PDF/UA:

1. Dokument wie bei Word vorbereiten: Überschriften, Alternativtexte, Metadaten, eingebaute Barrierefreiheitsprüfung ohne Fehler.
2. „Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren“ wählen, nicht das Symbol „Direkt als PDF exportieren“.
3. Unter „Allgemein“ das Häkchen „Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)“ setzen.
4. Meldet LibreOffice beim Export noch Fehler, diese zuerst beheben.

Wenn Sie Ihre AGB oder Datenblätter selbst schreiben und keine Word-Vorlage brauchen, ist das der günstigste Weg zu einer PDF/UA-Datei.

Aus Adobe InDesign

Kataloge und gestaltete Datenblätter entstehen oft in InDesign. Das BMUV-Handbuch (Kapitel 5) nennt die Vorbereitung:

1. Für alle Elemente Absatzformate anlegen und den Export-Tags zuordnen: Überschriften H1 bis H6, Fließtext P, Listen L, Schmuckelemente als Artefakt.
2. Bei Tabellen die Überschriftenzellen als Tabellenkopf anlegen.
3. Sprachwechsel über Zeichenformate auszeichnen.
4. Die logische Reihenfolge im Dokument festlegen, etwa mit dem Artikelwerkzeug.
5. Bildern mit Inhalt einen Alternativtext geben.
6. Links als aktive Hyperlinks anlegen.
7. Mit Tags exportieren, im Profil „Interaktiv“.

Laut Handbuch verringern diese Vorbereitungen die Nacharbeit in Acrobat, ersetzen sie aber nicht.

PDF prüfen mit PAC und Acrobat

PAC

Der PDF Accessibility Checker (PAC) ist kostenlos, braucht keine Administratorrechte und wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert. Die aktuelle Version PAC 2026.1 vom 25. März 2026 läuft unter Windows 10 und Windows 11. Sie prüft PDF/UA und WCAG und ergänzt das seit PAC 2026 um KI-gestützte Prüfungen.

So gehen Sie vor:

1. PAC herunterladen und starten.
2. Die PDF auf die Oberfläche ziehen.
3. In der Zusammenfassung ablesen, ob die PDF/UA-Prüfung und die WCAG-Prüfung bestanden sind.
4. Im Detailbericht die Fehler ansehen; ein Klick führt laut BMUV-Handbuch zur betroffenen Stelle.
5. In der Screenreader-Vorschau prüfen, ob Lesereihenfolge, Überschriften und Alternativtexte Sinn ergeben.
6. Die Reiter „Qualität“ und „KI“ durchgehen. Die Bundesfachstelle weist darauf hin, dass diese Warnungen keine automatischen Fehler sind: Ein Mensch muss entscheiden, ob wirklich eine Barriere vorliegt.

Was ein grünes Ergebnis bedeutet

Ein bestandener PAC-Test heißt: Die maschinell prüfbaren Punkte sind erfüllt. Der Prüfkatalog für PDF/UA, das Matterhorn-Protokoll, enthält laut PAC 136 Fehlerbedingungen, von denen nur 108 maschinell prüfbar sind. Den Rest muss ein Mensch beurteilen: Beschreibt der Alternativtext das Bild treffend? Ist die Überschrift wirklich eine Überschrift? Stimmt die Reihenfolge bei zwei Spalten? Die Bundesfachstelle schreibt sogar, dass es möglich ist, PDFs zu erzeugen, die den PAC-Test bestehen und für Screenreader trotzdem nicht gut zugänglich sind.

Wie Sie den PAC-Bericht Meldung für Meldung lesen, von Hand nachprüfen und das Ergebnis dokumentieren, zeigt der Ratgeber PDF Barrierefreiheit prüfen.

Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro hat eine eigene Prüfung, laut BMUV-Handbuch unter „Werkzeuge > Barrierefreiheit > Vollständige Prüfung“. Sie ist sinnvoll, weil Sie die meisten Fehler ohnehin in Acrobat beheben. Sie ersetzt PAC aber nicht, und auch nach einer fehlerfreien Acrobat-Prüfung bleiben Lesereihenfolge und Farbkontrast von Hand zu prüfen. Die Menünamen können in neueren Acrobat-Versionen anders heißen als im Handbuch von 2023.

Häufige Fehler und wo Sie sie beheben

Bei PDFs, die nie bewusst barrierefrei erstellt wurden, tauchen immer wieder dieselben Fehler auf. Fehlen die Tags ganz, meldet PAC viele Einzelfehler, die auf eine einzige Ursache zurückgehen. Die Wege in Acrobat stammen aus dem BMUV-Handbuch:

Die Faustregel daraus: Wer die Quelldatei hat, korrigiert dort und exportiert neu. Das ist fast immer schneller und hält bei der nächsten Änderung.

Haben Sie keine Quelldatei mehr, beschreibt der Ratgeber PDF barrierefrei machen die Reparatur in Acrobat Pro, den Neusatz in LibreOffice und eine Beispielrechnung zum Aufwand.

Selbst machen oder machen lassen

Wenn Sie einen Dienstleister beauftragen, klären Sie vorher drei Dinge:

• Welcher Standard? Fragen Sie nach PDF/UA-1, nicht nur nach „getaggt“ oder „barrierearm“.
• Wie wird geprüft? Lassen Sie sich nennen, mit welchem Werkzeug geprüft wird, und bitten Sie um den Prüfbericht. Das BMUV-Handbuch nennt den PAC-Bericht als geeigneten Nachweis der technischen Barrierefreiheit.
• Wer prüft von Hand? Ein automatischer Test deckt die Fragen nach Bedeutung und Reihenfolge nicht ab. Fragen Sie, ob ein Mensch Alternativtexte und Lesereihenfolge kontrolliert.

Wenn Ihre PDFs fertig sind, gehört ein Hinweis darauf in Ihre Barrierefreiheitserklärung; wie die aussieht, zeigt das Muster für die Barrierefreiheitserklärung im Onlineshop.

Ihr nächster Schritt

PDFs sind nur ein Teil Ihres Shops. Ein kostenloser Scan prüft Startseite, Produktseite und Warenkorb automatisch gegen die Regeln der WCAG 2.2 und zeigt, ob Barrierefreiheitserklärung und Meldeweg verlinkt sind. Ihre PDFs prüft er nicht, dafür nehmen Sie PAC wie oben beschrieben. Was ein automatischer Test überhaupt finden kann, erklärt der Ratgeber Website-Barrierefreiheit prüfen.

Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel klären Sie Ihren Fall mit der Bundesfachstelle Barrierefreiheit oder einer Anwältin oder einem Anwalt.

Stand: 14.10.2026. Quellen gelesen am 14.10.2026.