Barrierefreie PDF-Formulare: BFSG, Webformular oder PDF, Schritte in Acrobat und LibreOffice

Veröffentlicht am 24. Oktober 2026

Ein PDF-Formular, das Verbraucher in Ihrem Shop herunterladen und ausfüllen sollen, etwa ein Retouren- oder Widerrufsformular, gehört nach unserer Lesart zu Ihrer Website und muss dann barrierefrei sein: mit Tags, einem zugänglichen Namen für jedes Feld, sinnvoller Tab-Reihenfolge und verständlichen Pflichtfeld- und Fehlerhinweisen. Oft ist es einfacher und besser, das PDF durch ein Webformular zu ersetzen; die Entscheidungstabelle unten zeigt, wann welches Format passt, und die Schritte danach, wie Sie ein PDF-Formular in Adobe Acrobat Pro oder LibreOffice zugänglich machen und prüfen.

Was PDF/UA ist und wie barrierefreie PDFs grundsätzlich entstehen, erklärt der Überblick PDF/UA im Onlineshop: erstellen, prüfen, reparieren. Hier geht es nur um die Besonderheit von Formularen: Felder, die man anspringen, ausfüllen und abschicken muss.

Fallen PDF-Formulare unter das BFSG?

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt nach § 1 Abs. 3 Nr. 5 BFSG für „Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr“, die für Verbraucher erbracht werden. § 2 Nr. 26 BFSG beschreibt sie als Dienste, die über Webseiten und Apps angeboten werden und „auf individuelle Anfrage eines Verbrauchers im Hinblick auf den Abschluss eines Verbrauchervertrags erbracht werden“.

Ob dazu auch Dokumente gehören, die Sie zum Download anbieten, beantwortet das Gesetz nicht ausdrücklich. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit schreibt in ihrer FAQ zum elektronischen Geschäftsverkehr (Frage 3), § 12 Nummer 3 BFSGV und Anlage 1 Nummer 2 BFSG legten nahe, „dass tatsächlich die gesamte Website oder App entsprechende Anforderungen zu erfüllen hat“. Weiter heißt es dort: „Die stichprobenhafte Überprüfung von Dokumenten ist dabei im Rahmen der Überwachung von Dienstleistungen wie Websites und Apps explizit vorgesehen.“ Und: „Die Anforderungen für Dokumente, die unter den Anwendungsbereich des BFSG fallen, sind in Abschnitt 10 der EN 301 549 aufgeführt.“ Frage 6 derselben FAQ sagt dasselbe ausdrücklich für Onlineshops.

Nach unserer Lesart heißt das für typische Shop-Formulare:

Formular	Fällt nach unserer Lesart unter das BFSG?	Warum
Retourenformular für Privatkunden	Ja	Teil der Website eines Shops, der Verbraucherverträge abschließt
Widerrufsformular	Ja	Wie oben; dazu kommen die Pflichten aus dem EGBGB und BGB (siehe unten)
Garantieanmeldung für Privatkunden	Ja, wenn Sie sie auf Ihrer Shop-Website anbieten	Gehört zur Website; stammt das Formular vom Hersteller und liegt nur bei ihm, prüfen Sie die Ausnahme für Inhalte Dritter in § 1 Abs. 4 Nr. 4 BFSG
Bestellformular nur für Geschäftskunden (B2B)	Eher nein	Das BFSG knüpft an Verbraucher und Verbraucherverträge an; liegt das Formular aber auf derselben Website wie Ihr Privatkundenshop, ist die Abgrenzung unsicher
Altes Formular, vor dem 28.06.2025 veröffentlicht und seitdem unverändert	Möglicherweise nein	§ 1 Abs. 4 Nr. 2 BFSG nimmt „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden“ aus. Ob ein PDF darunter fällt, ist nicht geklärt; jede neue Fassung ist nach unserer Lesart ein neues Dokument

Zwei Ausnahmen gelten unabhängig vom Formular: Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind nach § 3 Abs. 3 BFSG von der Pflicht ausgenommen; die Grenzen stehen in § 2 Nr. 17 BFSG. Und nach § 14 Abs. 3 BFSG müssen die Anforderungen „stets erfüllt werden“, also auch nach jeder Überarbeitung des Formulars.

Sonderfall Widerrufsformular

Das Muster-Widerrufsformular steht in Anlage 2 zu Art. 246a EGBGB. Über dieses Muster müssen Sie Verbraucher nach Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EGBGB informieren. Die Verbraucher selbst müssen es nicht benutzen; in der Muster-Widerrufsbelehrung in Anlage 1 heißt es: „Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.“

Getrennt davon verlangt § 356a BGB bei Fernabsatzverträgen, die über eine Online-Benutzeroberfläche geschlossen werden, eine elektronische Widerrufsfunktion, die „gut lesbar mit ‚Vertrag widerrufen‘ oder einer anderen gleichbedeutenden eindeutigen Formulierung beschriftet sein“ muss. Nach unserer Lesart ersetzt ein PDF zum Herunterladen diese Funktion nicht. Das PDF-Muster ist dann eine zusätzliche Möglichkeit, und auch diese sollte barrierefrei sein. Den Text des Musters übernehmen Sie wörtlich aus dem Gesetz; barrierefrei machen Sie nur die Form.

PDF-Formular oder Webformular: die Entscheidungstabelle

Ein Webformular im Shop ist meist leichter barrierefrei zu halten, weil Ihr Shopsystem Beschriftungen, Fokus und Fehlermeldungen schon mitbringt und Sie es mit denselben Werkzeugen prüfen wie den Rest der Seite. Ein PDF-Formular muss jemand ausfüllen, speichern und per E-Mail oder Post zurückschicken; jeder dieser Schritte ist eine mögliche Barriere. Die Tabelle ist unsere Einschätzung, keine gesetzliche Vorgabe.

Ihre Lage	Besser als Webformular	Besser als PDF-Formular
Der Kunde soll das Formular online abschicken	Ja
Sie brauchen die Daten in Ihrem Shop oder Ticketsystem	Ja, die Daten kommen strukturiert an
Das Formular muss ausgedruckt, eigenhändig unterschrieben und der Ware beigelegt werden		Ja, etwa als Rücksendeschein im Paket
Sie verschicken das Formular als Anhang einer E-Mail oder legen es der Lieferung bei		Ja, ein Webformular kann hier nur verlinkt werden
Das Formular ändert sich oft (Adresse, Gründe, Felder)	Ja, eine Änderung an einer Stelle
Sie haben niemanden, der Formularfelder taggen und prüfen kann	Ja, das Shopsystem nimmt Ihnen viel ab
Ein Lieferant oder Hersteller schreibt ein festes PDF vor		Ja, dann aber barrierefrei oder zusätzlich als Webformular

Wenn Sie beides anbieten, nennen Sie das Webformular zuerst. Dasselbe Abwägen zwischen PDF und HTML beschreibt der Ratgeber Barrierefreie AGB: PDF oder HTML? für Rechtstexte.

Was ein barrierefreies PDF-Formular braucht

Die Kriterien stammen aus den WCAG 2.2 in der Fassung vom 12. Dezember 2024. Das W3C beschreibt in eigenen PDF-Techniken, wie man sie in Formularen erfüllt; Techniken sind laut W3C Beispiele und nicht vorgeschrieben.

Was	Kriterium	Woran Sie es erkennen
Tags. Das PDF ist getaggt, jedes Formularfeld ist Teil der Struktur	1.3.1 Info und Beziehungen (A)	Im Tags-Fenster oder in PAC hängt jedes Feld im Strukturbaum
Zugänglicher Name. Jedes Feld hat eine QuickInfo (englisch Tooltip), die der Screenreader vorliest	4.1.2 Name, Rolle, Wert (A), 3.3.2 Beschriftungen oder Anweisungen (A)	Ein Screenreader sagt „Bestellnummer, Textfeld“ statt nur „Textfeld“
Name passt zur sichtbaren Beschriftung. Steht neben dem Feld „Bestellnummer“, beginnt die QuickInfo auch damit	2.5.3 Beschriftung im Namen (A)	Wer per Sprachsteuerung „Bestellnummer“ sagt, landet im Feld
Tab-Reihenfolge. Die Tabulatortaste führt in der Reihenfolge durch die Felder, in der man sie liest	2.4.3 Fokus-Reihenfolge (A)	Von Name zu Anschrift zu Bestellnummer, nicht kreuz und quer
Pflichtfelder. Als Pflichtfeld markiert und in der Beschriftung genannt, nicht nur rot eingefärbt	3.3.2 (A), 1.4.1 Benutzung von Farbe (A)	QuickInfo etwa „Bestellnummer (Pflichtfeld)“
Fehlermeldungen. Ein falsch oder nicht ausgefülltes Feld wird im Text benannt	3.3.1 Fehlererkennung (A)	Hinweis wie „Bitte Bestelldatum im Format TT.MM.JJJJ eingeben“
Kontrast. Text mindestens 4,5:1, Feldränder mindestens 3:1 zur Umgebung	1.4.3 Kontrast (Minimum) (AA), 1.4.11 Nicht-Text-Kontrast (AA)	Hellgraue Feldränder auf Weiß fallen fast immer durch

Zum Namen eines Feldes schreibt das W3C in der Technik PDF12, in Acrobat komme er aus dem Feld „Tooltip“ in den Eigenschaften; das Feld „Name“ im selben Dialog werde dafür nicht benutzt: „the name field in the Properties dialog is not used to provide the name for a control when read by assistive technologies“. Ein häufiger Fehler ist also ein Formular, dessen Felder intern „Text1“, „Text2“ heißen und keine QuickInfo haben.

PDF/UA, die Norm ISO 14289, legt die technischen Merkmale barrierefreier PDFs fest. Die PDF Association nennt auf ihrer Seite zu ISO 14289 die Fassungen ISO 14289-1:2014 (PDF/UA-1) und ISO 14289-2:2024 (PDF/UA-2) und schränkt ein: „By itself, conformity to PDF/UA does not necessarily ensure the accessibility of a document’s content.“ Als Beispiele nennt sie unzugängliche Farben und Kontraste und Skripte im PDF, die unzugängliche Ergebnisse erzeugen. Für Formulare mit Prüfskripten heißt das: Die Fehlermeldung selbst müssen Sie von Hand testen.

Schritt für Schritt in Adobe Acrobat Pro

Die Schritte folgen der Adobe-Hilfe Create and verify PDF accessibility (englische Fassung) und den W3C-Techniken. Adobe nennt die Menüs dort auf Englisch; in der deutschen Oberfläche können die Bezeichnungen abweichen, und Adobe spricht auf seinen deutschen Seiten zur Barrierefreiheit von „QuickInfos“. Die Adobe-Hilfe weist darauf hin, dass das Werkzeug „Prepare for accessibility“ nicht für dynamische XFA-Formulare funktioniert.

Felder anlegen. Ist Ihr PDF noch kein ausfüllbares Formular, legen Sie die Felder mit dem Werkzeug „Prepare Form“ an; mit demselben Werkzeug öffnen Sie laut W3C-Technik PDF10 auch die Feldeigenschaften.
Felder taggen. Laut Adobe sind in einem barrierefreien PDF „all form fields are tagged and part of the document structure“. Der Weg dorthin laut Hilfe: „All tools > Prepare for accessibility > Automatically tag PDF“. Damit neue Felder gleich getaggt werden, wählen Sie im Tags-Fenster im Optionen-Menü „Automatically tag form fields“.
QuickInfo für jedes Feld. Adobe: „For accessibility, all form fields need a text description (tool tip).“ Mit einem Formularwerkzeug das Feld rechts anklicken (Mac: Ctrl-Klick), „Properties“ wählen, Register „General“, Beschreibung ins Feld „Tooltip“ schreiben. Beginnen Sie mit dem sichtbaren Text, etwa „Bestellnummer (Pflichtfeld)“.
Pflichtfelder markieren. Laut W3C-Technik PDF5 setzen Sie in denselben Eigenschaften das Kästchen „Required“. Dann erscheint laut dieser Technik beim Absenden eines leeren Pflichtfelds eine Fehlermeldung, und das Feld wird hervorgehoben.
Formatfehler melden. Für Felder mit festem Format, etwa ein Datum, beschreibt die W3C-Technik PDF22 eine Meldung in Textform, wenn die Eingabe nicht passt. Schreiben Sie das erwartete Format zusätzlich in die Beschriftung.
Tab-Reihenfolge. Automatisch: Im Accessibility Checker den Punkt „Tab Order“ wählen und im Optionen-Menü „Fix“. Von Hand laut Adobe: Seitenminiaturen öffnen, Miniatur anklicken, im Optionen-Menü „Page Properties“, Register „Tab Order“, „Use Document Structure“ wählen, OK, für jede Seite wiederholen.
Prüfen. Den Accessibility Checker laufen lassen und danach mit PAC und von Hand prüfen (siehe unten).

Wer ein PDF nicht selbst reparieren will oder kann, findet die Alternativen Neusatz und Dienstleister im Ratgeber PDF barrierefrei machen: Acrobat Pro, Neusatz, Dienstleister.

Schritt für Schritt in LibreOffice

LibreOffice kann Formulare aus Writer direkt als getaggtes PDF ausgeben. Die Menünamen stammen aus der deutschen LibreOffice-Hilfe.

Formular in Writer bauen. Steuerelemente (Textfeld, Markierfeld, Optionsfeld) über die Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“ (LibreOffice-Hilfe: Ansicht > Symbolleisten > Formular-Steuerelemente) einfügen und daneben eine sichtbare Beschriftung als normalen Text setzen.
Hilfetext je Feld. In den Eigenschaften des Steuerelements gibt es das Feld „Hilfetext“; laut LibreOffice-Hilfe wird er „als Tipp zum Steuerelement eingeblendet“. Tragen Sie dort denselben Text wie die Beschriftung ein. Ob er im PDF als zugänglicher Name ankommt, prüfen Sie nach dem Export in PAC; das nennt die Hilfe nicht.
Tab-Reihenfolge. „Formular > Aktivierungsreihenfolge…“ öffnet laut LibreOffice-Hilfe den Dialog, in dem Sie die Reihenfolge ändern; „Auto Sortierung“ ordnet nach der Position im Dokument. Die Hilfe warnt: In einer Gruppe von Optionsfeldern, in der keines ausgewählt ist, „kann mit der Tastatur weder auf die Gruppierung noch auf die einzelnen Optionsfelder zugegriffen werden“. Setzen Sie bei Optionsfeldern also eine Vorauswahl.
Exportieren. „Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren…“, Register „Allgemein“. Dort „Barrierefreiheit (PDF/UA)“ aktivieren; laut LibreOffice-Hilfe wird dann „indizierte PDF automatisch aktiviert“. Zusätzlich unter „Formulare“ die Option „PDF-Formular erzeugen“ setzen, sonst sind die Felder im PDF nicht ausfüllbar.

Prüfen mit PAC und von Hand

Der kostenlose PDF Accessibility Checker PAC läuft laut Hersteller unter Windows 10 und 11; aktuell ist PAC 2026.1 vom 25. März 2026, die Vorversion PAC 2024 steht dort weiter zum Download. Laut PAC-Website kann PAC „Viele Anforderungen gemäß PDF/UA und WCAG“ auf Knopfdruck prüfen und unterstützt „die zusätzlich erforderliche Sichtprüfung“. Wie Sie den Bericht lesen, steht im Ratgeber PDF Barrierefreiheit prüfen: PAC-Bericht.

Was PAC nicht für Sie entscheiden kann, prüfen Sie in etwa zehn Minuten selbst (unser Vorschlag):

Test	So geht es	Bestanden, wenn
Tastatur	PDF in Adobe Acrobat Reader öffnen, Maus weglegen, mit Tab und Umschalt+Tab durch alle Felder	Jedes Feld ist erreichbar, in Lesereihenfolge, und lässt sich ausfüllen; Markierfelder mit der Leertaste
Namen	Mit NVDA (Windows) oder VoiceOver (Mac) durch die Felder gehen	Jedes Feld wird mit seiner Beschriftung und Art vorgelesen, Pflichtfelder als solche
Fehler	Ein Pflichtfeld leer lassen, ein Datum falsch eingeben, absenden oder speichern	Eine Meldung nennt das Feld und den Fehler in Worten
Kontrast	Text und Feldränder mit einem Kontrastprüfer messen	Text 4,5:1, Feldränder 3:1
Rückweg	Formular ausfüllen, speichern, erneut öffnen	Die Eingaben sind noch da, und der Kunde weiß, wohin er das Formular schickt

Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel klären Sie Ihren Fall mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Ihr nächster Schritt

Der kostenlose Scan prüft Ihre Startseite, eine Produktseite und den Warenkorb automatisch gegen die WCAG-Regeln, ohne Anmeldung, und zeigt, was zuerst behoben werden sollte. Ihre PDF-Formulare gehören nicht zu diesen drei Seiten; für sie nehmen Sie PAC und den Handtest oben. Und wenn Sie ohnehin an Ihr Retourenformular gehen: Prüfen Sie zuerst, ob ein Webformular im Shop die Aufgabe nicht besser erledigt.

Stand: 24.10.2026. Quellen gelesen am 24.10.2026.